Apakah syarat-syarat untuk menggunakan Submodul Pengurusan Gaji?

Submodul Pengurusan Gaji hanya boleh dicapai melalui HRMIS Klasik sahaja dengan menggunakan Internet Explorer. Bagi menggunakan submodul ini, Pentadbir perlu mempunyai peranan Payroll Administrator Federal/State Government (05-0508-165) yang diberikan kepada Pentadbir Gaji di Agensi.

Siapakah yang berperanan untuk mengemaskini No. Gaji?

No. Gaji perlu dikemaskini oleh Pentadbir Gaji.

Adakah Pentadbir Gaji boleh mengemaskini maklumat Profil Perkhidmatan semasa pada fungsi Fail Induk Gaji?

Profil Perkhidmatan hanya boleh dikemaskini oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan atas urusan sumber manusia agensi.

Bagaimana untuk memasukan No.Gaji secara pukal dan dimanakah fungsi ini boleh dicapai?

Fungsi ini boleh dicapai melalui Kemasukan No. Gaji Secara Pukal dalam fungsi seperti berikut:

• Submodul Pengurusan Gaji
• Pemprosesan Perubahan Gaji
• Fail Induk Gaji
• Kemasukan Fail Induk Gaji Secara Pukal.

Bolehkah Pemilik Kompetensi mengemaskini sendiri Nombor Gaji dan Elaun-elaun yang dipaparkan pada Submodul Tuntutan Perjalanan?

Pengemaskinian Nombor Gaji dan Elaun-elaun hanya boleh dilakukan oleh Pentadbir Gaji sahaja. Pemilik Kompetensi tidak boleh mengemaskini sendiri maklumat berkenaan.

Bagaimanakah cara untuk mengemaskini maklumat elaun dan dimanakah fungsi ini boleh dicapai?

Maklumat elaun dikemaskini pada fungsi Fail Induk Gaji seperti berikut:

1. Pengurusan Saraan, Faedah Dan Ganjaran > Pengurusan Gaji > Pemprosesan Gaji > Fail Induk Gaji > Kemasukan Fail Induk Gaji
2. Masukkan No. KP Pemilik Kompetensi yang berkenaan
3. Pilih Jawatan Sebenar yang terkini (pastikan Jawatan Sebenar yang dipilih adalah sandangan semasa beliau)
4. Klik Teruskan
5. Klik pautan hyperlink Pendapatan
6. Klik butang Tambah untuk mewujudkan paparan gaji/elaun.
7. Klik butang Cari untuk ke paparan yang berikutnya.
8. Di ruangan Carian Kod Pendapatan / Potongan, taipkan kata carian secara wildcard seperti *Elaun*, *Imbuhan* dan sebagainya dan klik butang Teruskan.
9. Sistem akan memaparkan jenis-jenis pendapatan. Klik pada kod yang betul.
10. Masukkan amaun Imbuhan Tetap Khidmat Awam yang diterima oleh CO berdasarkan slip gajinya.
11. Klik butang Hantar

1

Pemilik Kompetensi telah memasukkan maklumat keluarga di dalam Pengurusan Rekod Peribadi. Apabila eGL dijana di HRMIS, mengapa maklumat keluarga tersebut tidak dipaparkan?

Pemilik Kompetensi perlu menyemak maklumat keluarga yang dimasukkan di Pengurusan Rekod Peribadi seperti berikut:

• Maklumat peribadi telah disahkan oleh Pengesah Rekod Peribadi
• Status tanggungan di Pengurusan Rekod Peribadi perlu dipilih
• Status pekerjaan ahli keluarga perlu di kemaskini
• Kategori Kad Pengenalan – perlulah berstatus SEMASA

2

Saya seorang warganegara tetapi isteri/anak/ibu/bapa bukan warganegara. Apabila eGL dijana di HRMIS, mengapa maklumat keluarga tersebut tidak dipaparkan?

Semasa mengemaskini maklumat Kad Pengenalan (KP), kategori bagi Jenis KP yang diisytiharkan di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi perlu memilih kepada Lain-lain dan Kategori KP adalah Semasa.

3

Saya mempunyai anak/ibu/ayah angkat. Bolehkah beliau mendapat kemudahan eGL? Apabila eGL dijana di HRMIS, mengapa maklumat beliau tidak dipaparkan?

Pemilik Kompetensi perlu mendapatkan surat pengiktirafan daripada JPN dan mengemaskini maklumat mereka di Pengurusan Rekod Peribadi. Status tanggungan perlu disetkan “Ya”.

4

Anak saya berumur 22 tahun dan maklumat beliau telah dikemaskini di modul Pengurusan Rekod Peribadi. Apabila eGL dijana di HRMIS, mengapa maklumat beliau tidak dipaparkan?

Mengikut Perintah Am Bab F, hanya anak yang berumur 21 tahun dan ke bawah serta yang masih belajar sahaja yang layak untuk mendapatkan kemudahan eGL. Bagi anak yang tidak belajar, kemudahan eGL hanya diberikan sehingga 18 tahun sahaja.

5

Anak saya berumur 27 tahun dan maklumat beliau telah dikemaskini di modul Pengurusan rekod Peribadi. Beliau tergolong dalam golongan istimewa (OKU). Apabila eGL dijana di HRMIS, mengapa maklumat beliau tidak dipaparkan sedangkan golongan ini layak untuk mendapatkan kemudahan eGL?

Mengikut Perintah Am Bab F, anak yang tergolong dalam golongan istimewa (OKU) layak mendapatkan kemudahan eGL seumur hidup dengan syarat Status Kecacatan di Pengurusan Rekod Peribadi dikemaskini.

6

Saya ke Hospital Kerajaan tetapi Petugas Kaunter masih memerlukan GL yang dicetak. Mengapa ini masih berlaku?

eGL boleh diguna pakai di semua Hospital Kerajaan. Sekiranya Petugas Kaunter enggan menggunakan eGL dan masih memerlukan GL yang dicetak, mohon membuat aduan kepada Bahagian Kewangan KKM dengan menyatakan nama petugas kaunter, tempat, tarikh dan masa (dsb) untuk siasatan pihak KKM.

7

Saya seorang pesara/tentera/ polis. Walaubagaimanapun maklumat saya tiada pada eGL di hospital.

Maklumat eGL bagi Pesara/Tentera/Polis diambil terus daripada webservis di bawah kawalan agensi yang terlibat:

• Pesara – KWAP;
• Polis – PDRM;
• Tentera – ATM

Jika maklumat tiada pada eGL, Pemilik Kompetensi diminta berhubung dengan agensi berkenaan untuk mengemaskini maklumat.

8

Bagaimana kelayakan perubatan ditentukan di Submodul Pengurusan Perubatan?

Kelayakan Perubatan ditentukan mengikut Pekeliling/Arahan yang dikeluarkan di peringkat Persekutuan. Antara Pekililing yang terlibat adalah:

• Perintah Am Bab F (Perubatan);
• Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1993 - Kemudahan Rawatan Perubatan Untuk Ibu Bapa Yang Sah;
• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Bilangan 4 Tahun 2001 – Pelaksanaan Kemudahan Perubatan;
• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 - Dasar Dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract Of Service);
• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Bilangan 21 Tahun 2009 – Peraturan Permohonan Perbelanjaan Kemudahan Perubatan;
• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2010 – Pemansuhan Bayaran Wad Kepada Pegawai Dan Pesara Perkhidmatan Awam.

9

Maklumat gaji saya salah di paparan eGL.

Maklumat Gaji yang dipaparkan pada eGL diambil daripada:

• Gred Gaji: Submodul Profil Perkhidmatan (Peranan Pentadbir Profil Perkhidmatan)
• Gaji Pokok: Submodul Profil Perkhidmatan (Peranan Pentadbir Profil Perkhidmatan)
• Gred Pemangkuan: Submodul Profil Perkhidmatan (Peranan Pentadbir Profil Perkhidmatan)
• Nombor Gaji: Submodul Pengurusan Perkhidmatan (Peranan Pentadbir Gaji)

Jika maklumat yang dipaparkan pada eGL didapati tidak tepat, sila hubungi Pentadbir yang berkenaan di Agensi untuk mengemaskini maklumat.

10

Bolehkah logo jabatan ditukar ke logo jabatan Pemilik Kompetensi pada borang eGL?

Logo yang dipaparkan pada semua janaan eGL yang menggunakan Submodul Pengurusan Perubatan pada HRMIS adalah menggunakan Logo Jata Negara yang sama. Tiada fungsi yang disediakan untuk membolehkan pihak Agensi menukar logo berkenaan.

11

Apakah kelayakan kelas wad bagi seseorang pegawai?

Kelayakan wad adalah berdasarkan gred pegawai seperti yang ditunjukkan dalam jadual di bawah, tertakluk kepada fasiliti yang disediakan oleh pihak hospital:

12

Semasa membuat janaan eGL, mesej memaparkan “Janaan eGL tidak berjaya”. Kenapakah ini berlaku?

Janaan eGL tidak berjaya kerana maklumat Profil Perkhidmatan Pemilik Kompetensi Tidak Lengkap atau Tarikh Telah Luput. Pegawai perlu menghubungi Pentadbir HRMIS di Jabatan/Agensi untuk mengemaskini maklumat.

1

Terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS. Bagaimanakah Jenis Perubahan Gaji tersebut hendak direkodkan di dalam HRMIS.

Jika terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS, pengguna boleh menggunakan Jenis Perubahan Gaji: Perubahan Biasa.

2

Apakah nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] dan ruang [Telah Terima]?

Pada kebanyakan Jenis Perubahan Gaji nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] ialah emolumen terkini yang hendak diberikan pada Pemilik Kompetensi dan ruang [Telah Terima] ialah emolumen yang pernah diberikan pada Pemilik Kompetensi. Bagi Jenis perubahan yang tidak melibatkan perubahan emolumen yang hendak diberikan, contohnya Jenis Perubahan Gaji: Tidak Hadir Bertugas, pengguna boleh masukkan emolumen terkini pada ruang [Patut Terima] dan nilai 0.00 pada ruang [Telah Terima].

3

Bagaimana agensi baru ingin membuat penyata perubahan gaji (Kew8) pegawai yang telah bertukar ke agensi tersebut tetapi perubahan berkenaan sepatutnya dibuat di agensi lama?

Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 bagi pegawai tersebut mengikut tarikh semasa berada di agensi lama. Tetapi Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai dibuat semasa berada di agensi lama. **HORVER: Akses kepada agensi luar berdasarkan peranan.

4

Kenapa paparan mesej “Maklumat Data Tidak Lengkap” dipaparkan setelah klik [Papar] pada Kemaskini Borang Kew.8?

Perlu pastikan rekod alamat rasmi Unit Organisasi dalam fungsi selenggara Unit Organisasi di modul Data Perjawatan bagi Pemilik Kompetensi tersebut lengkap.

5

Kenapa operasi simpan tidak dapat dilakukan dan mesej "Tarikh yang dipilih tidak berada dalam julat tarikh sandangan" dipaparkan?

Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 dengan memilih Tarikh Kuatkuasa sama dengan Tarikh Perubahan Gaji. Sekiranya pegawai tersebut tidak dijumpai, Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai dibuat semasa berada di agensi lama.

6

Adakah jenis Perubahan “Tidak Hadir Bertugas” hanya boleh dilakukan untuk mengutip balik emolumen pegawai pada hari tidak hadir sahaja dan tidak dapat membuat pembayaran bagi hari-hari hadir?

Jenis perubahan ini bukan hanya boleh dibuat kutipan balik emolumen pegawai pada hari tidak bertugas sahaja tetapi boleh juga di bayar emolumen pada tarikh hadir bertugas bergantung kepada situasi.

Jika:

• Kutipan balik emolumen dilaksanakan, ruang "patut terima"=0.
• Bayar balik emolumen dilaksanakan, ruang "telah terima"=0.

7

Adakah Borang Kew.8 yang dikeluarkan oleh HRMIS masih perlu ditandatangani secara manual?

Borang Kew.8 perlu ditandatangani secara manual setelah dicetak KECUALI sekiranya menggunakan Public Key Infrastructure (PKI).

8

Maklumat Jadual Gaji Matriks KUP tiada dalam HRMIS. Apakah tindakan yang perlu dilakukan?

Pemilik Kompetensi perlu mendapatkan pengesahan Jadual Gaji Matriks KUP daripada Bahagian Saraan JPA. Setelah mendapat pengesahan, perlu kemukakan kepada pihak Pemilik Modul Submodul Pengurusan Saraan bagi mengemaskini Jadual Gaji Matriks KUP tersebut dalam HRMIS.

9

Adakah semua jenis perubahan gaji yang diproses di Kew.8 akan dikemaskini secara automatik item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan?

Tidak. Item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan hanya akan dikemaskini secara automatik sekiranya jenis perubahan PERGERAKAN GAJI di Kew.8 diproses.

10

Tarikh penyediaan Kew.8 dalam borang Kew.8

Berdasarkan keperluan bagi penyediaan Kew.8, tarikh penyediaan Kew.8 tidak akan dicetak oleh sistem dan hanya akan dimasukkan secara manual (tulis tangan) oleh penyedia Kew.8. Walaubagaimana pun, tarikh tersebut telah direkodkan ke dalam sistem untuk tujuan rujukan dan rekod.

Soalan

Jawapan

1

Kenapa saya tidak boleh membuka sub modul Program Pembangunan Kompetensi di HRMIS 2.0?

Sub modul ini hanya boleh digunakan di HRMIS One / Klasik sahaja.

2

Apakah penetapan tugas (Peranan) yang perlu diberikan supaya Pentadbir di agensi boleh memasukkan maklumat kursus/ latihan di Data Sejarah?

Penetapan tugas (Peranan) yang dimaksudkan adalah Pentadbir Data Sejarah Program Pembangunan Kompetensi.

3

Bagaimana Pemilik Kompetensi boleh mengemaskini maklumat kursus di Modul Rekod Peribadi > Papar Rekod Peribadi > Tab Kursus?

Pemilik Kompetensi perlu menghantar salinan sijil kepada Pentadbir Kursus supaya beliau boleh memasukkan maklumat kursus tersebut di Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Program Pembangunan Kompetensi > Selenggara Data Sejarah Program Pembangunan Kompetensi

Soalan

Jawapan

Mengapakah peti pesanan Pemilik Kompetensi dipenuhi makluman yang bukan sepatutnya ditujukan kepadanya?

Pemilik Kompetensi perlu memaklumkan kepada pentadbir HRMIS di agensi terlebih dahulu untuk menyemak sebarang kesilapan tetapan Aliran Kerja yang berlaku. Jika Aliran Kerja adalah betul, maklumkan kepada Helpdesk JPA untuk semakan lanjut.

Mengapakah tetapan Aliran Kerja sesuatu agensi mungkin hilang atau tiada walaupun telah ada dalam sistem sebelum itu?

Aliran kerja sesuatu modul / proses mungkin hilang disebabkan agensi tersebut membuat penstrukturan semula dan proses mewujudkan semula aliran kerja perlu dilakukan.

1

Bagaimana saya boleh mengetahui siapa Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) saya?

PPP dan PPK akan ditentukan oleh unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pentadbir LNPT yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian Ulasan PPP dan Bahagian Ulasan PPK. Sekiranya nama PPP/PPK yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

2

Bolehkah saya mengetahui markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP saya?

Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan “Checkbox” (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di bahagian “Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama”

3

Siapakah Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)?

Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia ditentukan oleh agensi sendiri yang lazimnya adalah terdiri daripada personel di Unit Prestasi Bahagian Sumber Manusia dan diberi peranan sebagai Urusetia (Performance Management Secretariat). Peranan urusetia PPSM dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002.

4

Sekiranya saya sebagai urusetia, di mana saya boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu?

Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan maklumat IC PYD dan tahun yang dikehendaki. Peranan Historical Data Administrator (Performance Management) adalah berkaitan.

5

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya untuk tahun 2009 melalui submodul LNPT ini sekiranya saya bercuti belajar pada awal Julai 2009?

Tempoh Julai hingga Disember adalah mencukupi enam (6) bulan bagi membolehkan PPP yang baru menilai PYD. Walaubagaimana pun, Sektor/Cawangan/Bahagian atau Unit Organisasi boleh menentukan siapa PPP yang berhak menilai PYD tersebut.

6

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya di jabatan lama setelah saya berpindah ke jabatan baru?

Peranan sebagai PPP/PPK di jabatan baru perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh menilai PYD di jabatan lama sekiranya masih ditetapkan sebagai PPP/PPK kepada PYD di jabatan lama.

7

Untuk LNPT, kenapa No. KP CO akan berada pada ruangan No. KPT apabila CO ingin memaparkan LNPT yang telah dihantar. Apakah maksud KPT itu?

No. KPT adalah merujuk kepada Nombor Kad Pengenalan Terperinci iaitu nombor. K/P yang mempunyai 12 digit.

Untuk pengetahuan, CO yang lahir sebelum tahun 1978 mempunyai dua (2) nombor kad pengenalan (No.K/P lama yang mempunyai tujuh (7) atau lapan (8) digit dan No. KPT).

8

Adakah PPK boleh meminda markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP kepada PYD?

Tidak. PPK tidak boleh meminda markah penilaian prestasi yang telah diberikan oleh PPP kepada PYD.

9

Adakah PYD boleh membuat pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP?

Tidak. PYD tidak boleh membuat apa-apa pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP. Oleh itu, PYD hendaklah memastikan maklumat adalah betul sebelum menghantarnya kepada PPP. Ini kerana proses LNPT adalah proses sehala.

Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

1. PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

2. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

3. Urusetia PPSM menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

4. Seterusnya, PYD memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

10

Adakah sub modul ini mengambilkira PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja contohnya seperti Personal Asistant (PA)?

Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja. PPP perlu akses sebagai PPK dan menggunakan kemudahan salin markah PPP, seterusnya hantar ke urusetia PPSM untuk melengkapkan proses LNPT.

11

Adakah ulasan yang diberikan oleh PPP dan PPK kepada PYD wajib diisi?

Bagi PYD yang mendapat markah 90% dan ke atas, PPP dan PPK wajib mengisi ulasan prestasi. Bagi markah 90% ke bawah, ulasan prestasi yang diberikan oleh PPP dan PPK adalah optional.

12

Bagaimanakah status LNPT bagi PYD yang telah mengemukakan LNPT kepada PPP tetapi PPP telah putus sandang kerana bertukar keluar?

Bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang menggunakan HRMIS, penetapan PPP tidak perlu dipinda sekiranya PPP masih menilai PYD di bawah seliaannya kerana Submodul LNPT akan mengikut CO berdasarkan COID/No.Kad Pengenalan (boleh cross-agency).

Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh dicetak melalui data sejarah LNPT) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

13

Bagi LNPT yang perlu dinilai oleh satu PPP/ PPK sahaja, contohnya Pembantu Khas kepada ketua jabatan, bagaimana cara pembahagian markah bagi CO terbabit.

Untuk kes PYD yang mempunyai seorang pegawai penilai, urus setia perlu menetapkan PPP dan PPK kepada orang yang sama di menu selenggara penetapan pegawai penilai. Pemberian markah hendaklah sama di menu PPP dan PPK.

14

Sekiranya PPP sudah menghantar LNPT PYD kepada PPK, adakah cara-cara untuk membolehkan PPP menukar semula markah tersebut?

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk permohonan membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

15

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS.

Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

16

Pada SKT CO memaparkan pemberitahuan ‘Data tidak lengkap, CO ini tiada pegawai penyelia’.

Apa yang perlu dilakukan?

Ini bermaksud, tiada penetapan PPP pada PYD tersebut. Oleh itu, urusetia PPSM atau pentadbir hendaklah menetapkan PPP kepada PYD tersebut di menu Penetapan Pegawai Penilai.

Selain itu juga, hendaklah dipastikan Rekod Sandangan Pegawai Penilai tersebut adalah lengkap dan status jawatan sebenar PPP adalah aktif (bukan berstatus mansuh atau jumud).

17

Sekiranya PYD hanya ada satu Pegawai Penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

Contoh1:

PYD =A

PPP= B

PPK= B

ATAU

Contoh 2:

PYD =A

PPP= B

PPK= Dibiarkan kosong (Tidak ditetapkan)

Mana satu penetapan yang betul.

Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang Pegawai Penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya aliran kerja lengkap dan sempurna sampai kepada Urusetia. Maka, Contoh 1 adalah penetapan yang betul.

18

Adakah markah yang diberikan oleh PPK boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia?

Tidak. Markah yang diberikan oleh PPK tidak boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia. Pindaan markah hanya boleh dibuat selepas Mesyuarat PPSM bersidang dengan pindaan pada menu Pengesahan Markah Penilaian Prestasi.

19

Bagaimana ingin mengisi maklumat tarikh latihan yang telah dihadiri pada Bahagian II LNPT sekiranya di jabatan/kementerian mempunyai perancangan seperti latihan atau sesi pembelajaran selama 6 jam = 1 hari?

Pada Bahagian II LNPT berkaitan maklumat kursus yang telah dihadiri, tarikh tersebut adalah merujuk kepada tarikh sebenar kursus atau latihan yang diadakan tanpa mengambilkira perancangan seperti yang dinyatakan.

Oleh itu, dicadangkan bilangan jam untuk setiap kursus tersebut ditulis bersebelahan pada tajuk kursus. Contohnya: Kursus Penulisan (3 jam).

20

Urusetia PPSM di agensi saya telah mendapat rekod pemberitahuan LNPT PYD daripada agensi lain, apa yang perlu dilakukan?

Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar masuk ke agensi baru. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi kerana tiada sebarang tindakan diperlukan.

21

Bagaimana menyelesaikan masalah bagi penilaian LNPT untuk PPP dan PPK yang telah bersara sebelum sempat menilai PYD. Jika telah putus sandang penilaian LNPT tidak dapat dibuat.

Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

Pilihan 1: Dibuat melalui proses (dari PYD->PPP->PPK->Urusetia PPSM) dengan menyandangkan sementara PPP/PPK yang telah bersara di mana-mana jawatan kosong dalam agensi. Setelah proses penilaian selesai, PPP/PPK tersebut hendaklah diputuskan semula sandangannya. Sekiranya maklumat gred/jawatan penilai tidak sama sebelum gred/jawatan bersara, mohon dimaklumkan kepada Meja Bantuan JPA untuk pengemaskinian.

Pilihan 2: Proses LNPT PYD tersebut dibuat secara manual dan urusetia PPSM/pentadbir data sejarah LNPT bertanggungjawab untuk merekodkan maklumat LNPT PYD tersebut melalui Data Sejarah LNPT. Pastikan maklumat penilai PPP/PPK adalah betul.

Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

22

Pop up mesej yang mengatakan “Pegawai Gred 17 telah mengisi borang LNPT Kumpulan Sokongan 1”. Pohon khidmat nasihat mengenai perkara ini. Adakah "Kumpulan Sokongan 1" tersebut merujuk kepada Kumpulan Pelaksana? 

PYD telah mengisi Borang Kumpulan Sokongan 1 (Gred 17-40) .Sekiranya betul dan tiada masalah, tindakan seterusnya klik “OK” dan pop up mesej “Berjaya dihantar” akan dipaparkan . Sekiranya berlaku kesilapan, Sila semak maklumat profil perkhidmatan dan sandangan.

23

Pengisian maklumat sumbangan tidak lengkap

Permohonan boleh dipanjangkan kepada urus setia PPSM/pentadbir LNPT di agensi dan bergantung kepada budi bicara urus setia untuk mengemaskini melalui data sejarah LNPT.

24

LNPT Khas

Modul LNPK sebenarnya belum diperluaskan penggunaannya kepada agensi. Memandangkan modul ini merupakan modul asal yang dibangunkan pada awal tahun 2009 dengan merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 dan belum di convert ke HRMIS 2.0 maka sudah tentu proses dan kaedah banyak berubah.

Oleh itu, pasukan pembangunan sistem dan Pemilik Proses (PO) masih meneliti modul ini dan amat yakin bahawa akan ada pembaikan perlu di lakukan terlebih dahulu sebelum diperluaskan penggunaannya, untuk memberi keselesaan kepada pengguna.

25

Pegawai Penilai ingin ubah markah

Sebarang penilaian yang telah dilakukan oleh Pegawai Penilai adalah sehala dan perubahan markah yang melibatkan penilaian semula dikhuatiri menimbulkan isu sama ada dari PYD atau pihak-pihak lain. Bagi kes yang melibatkan penilaian semula ini, pihak puan perlu merujuk kepada urusetia PPSM agensi terlebih dahulu.

Mohon keputusan dan persetujuan daripada pihak urusetia PPSM agensi/Pengarah Sumber Manusia.

Seterusnya minta die-melkan ke Meja Bantuan JPA (di emel oleh urusetia PPSM/ Pengarah Sumber Manusia dengan maklumat NAMA URUSETIA PPSM, GELARAN, UNIT/ CAWANGAN/BAHAGIAN serta justifikasi / keputusan/persetujuan) dengan rujukan no log untuk direkodkan perkara tersebut.

26

Adakah PYD boleh menyediakan LNPT untuk tahun hadapan?

Tidak, mewujudkan rekod LNPT tahun hadapan tidak dibenarkan kerana melebihi tahun semasa.

27

Mengapa maklumat latihan di LNPT dijadikan perkara mandatori (wajib diisi sekurang-kurangnya satu hari kursus)?

Maklumat latihan di LNPT (Bahagian II) adalah perkara mandatori kerana ianya mengambil kira Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

28

Adakah PPP atau PPK boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan?

Dalam sub modul LNPT ini, PPP dan PPK tidak boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan. PPP dan PPK hendaklah memilih markah daripada drop-down list yang disediakan.

29

Bolehkah PYD memilih agensi mana untuk dinilai prestasi tahunannya kerana bertukar pada bulan Jun?

Ya, PYD boleh memilih agensi yang dikehendaki untuk menilai prestasi tahunannya. Secara dasarnya, penilaian hendaklah dinilai di agensi yang terkini.

30

Bagi CO yang memperolehi markah 90% ke atas, apakah terdapat Borang Aktiviti Penghasilan Nilai yang perlu diisi oleh PYD di dalam aplikasi.

Tiada. Merujuk kepada SPP Bilangan 2 Tahun 2009, PPP dan PPK hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas.

31

Sekiranya PPK ingin bersara pada bulan Oktober bagi tahun tertentu, adakah PYD di bawahnya perlu menghantar LNPT?

Ya. Pekeliling perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, para 10(v) adalah dirujuk, iaitu “Ketua Jabatan hendaklah: mengarahkan Pegawai Penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dengan serta merta bagi Pegawai Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka tidak kurang 6 bulan”.

32

Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam berkenaan Penjelasan Pemberian Markah Penilaian Prestasi 90% dan ke atas, di paparan manakah perlu diberikan penjelasan tersebut?

Sekiranya PPP/PPK memberikan PYD markah 90% dan ke atas, penjelasan tersebut boleh diisi pada ruangan ulasan prestasi oleh PPP dan PPK. Ruangan tersebut adalah mandatori sekiranya PPP/PPK telah memberikan markah 90% dan ke atas kepada PYD.

33

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS. Jika dibuat secara separuh sistem/separuh manual, kemudian, urusetia boleh memasukkan maklumat tersebut melalui data sejarah tetapi maklumat PPP atau PPK (bahagian 8 dan bahagian 9) tersebut juga tiada maklumat.

Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

34

Berapa kali dalam setahun Mesyuarat PPSM bersidang di JPA? Apakah yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut selain APC, LNPT, Pergerakan gaji?

PP Bil.4/2002 tidak menetapkan berapa kali PPSM perlu bersidang setahun. Ia boleh dibuat tanpa had. Bidang tugas PPSM boleh dirujuk dalam PP Bil.4/2002.

35

Mengapa PYD tidak boleh melihat markah LNPT yang diberi oleh PPK? Adakah ia berkaitan dengan dasar? Jika dasar, apakah pekeliling atau statement yang menyatakan maksud tersebut.

Tidak terdapat dasar khusus berhubung dengan kenapa PYD tidak dapat melihat markah yang diberikan oleh PPK. Secara amalannya, PYD mempunyai hubungan kerja secara langsung dengan PPP, sehubungan dengan itu, PPP lebih mengetahui prestasi PYD dan atas urusan itu, hanya markah PPP yang boleh dipaparkan sekiranya dibenarkan oleh PPP.

36

Sekiranya PPP atau PPK ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, bagaimana hendak membuat penilaian LNPTnya?

Bagi pegawai yang ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, LNPT bagi PYD perlu disediakan sebelum PPP atau PPK meninggalkan jawatannya untuk belajar sekiranya tempoh penyeliaannya terhadap PYD tidak kurang 6 bulan. Oleh yang demikian perkara 10(v) (Lampiran A) PP 4/2002 adalah terpakai.

37

Ingin mendapatkan penjelasan dan nasihat berhubung dengan kaedah pemarkahan LNPT oleh PPK di mana PPK akan bersara tidak lama lagi.

Berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 tahun 2002, boleh dirujuk kepada Lampiran A Perkara 10(v) yang menyatakan bahawa 'tanggungjawab ketua jabatan hendaklah mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan LNPT dengan serta merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan'.

Oleh itu, dalam situasi HRMIS ini, dipohon semua PYD (yang layak) di bawah seliaan PPK tersebut untuk menghantar LNPT kepada PPP, seterusnya penilaian hendaklah dibuat oleh PPP dan kemudian menghantarkannya kepada PPK sebelum beliau bersara.

38

Pegawai Penilai bagi PYD adalah Pengerusi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (contoh) yang tiada sandangan dalam HRMIS. Bagaimana Pengerusi SPA tersebut ingin menilai PYD?

Pelaksanaan Submodul Pengurusan Prestasi bagi pegawai lantikan kontrak (termasuk pengerusi/ahli suruhanjaya) adalah tertakluk kepada kontrak bertulis semasa pelantikan pegawai tersebut. Sekiranya di dalam kontrak tersebut tercatat bahawa pelantikan kontrak tersebut adalah tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Peraturan-Peraturan Kewangan, Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan dan Undang-Undang yang dikuatkuasa dari semasa ke semasa, maka dengan itu, pegawai tersebut perlu melaksanakan submodul berkenaan berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2008.

Oleh itu, mohon kerjasama agensi untuk menyemak semula kandungan kontrak bagi pegawai tersebut bagi tujuan ini. Sekiranya perkara tersebut tidak dinyatakan dalam kontrak, pegawai yang diselia perlu dinilai oleh penjawat awam yang terdekat dalam urusan/tugasan kerja beliau.

39

Isu mengenai LNPT pegawai yang akan berpencen. Situasi di mana pegawai akan berpencen dalam masa terdekat (tahun semasa) dan beliau akan membuat penilaian ke atas semua pegawai yang diselia sebelum berpencen.

Tetapi, bagaimana dengan status LNPT beliau sendiri sama ada perlu membuat LNPT 2016 ataupun tidak perlu, kerana LNPT tahun 2016 akan melibatkan pergerakan gaji untuk tahun hadapan dan beliau telahpun berpencen.

Sebaiknya pegawai mengisi LNPT kerana telah berkhidmat melebihi 6 bulan dalam tahun penilaian sebagaimana peraturan semasa menetapkan. Ini akan menjadi rekod prestasi perkhidmatan terakhir pegawai.

40

Sekiranya saya sebagai Pentadbir Sistem di agensi, di mana saya boleh mengetahui fungsi bagi setiap peranan yang terdapat dalam sistem?

Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Cawangan Pengurusan Pelaksanaan dan Kandungan. Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di URL http://www.eghrmis.gov.my.

41

Apakah nama peranan yang boleh menetapkan siapa PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi?

Peranan sebagai Performance Management Administrator yang boleh memasukkan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi ke dalam sistem setelah mendapat maklumat daripada unit/sektor/cawangan (BU) Pemilik Kompetensi berkenaan

42

Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan PPP sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan PPK?

Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang pegawai penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya aliran kerja lengkap dan sempurna sampai kepada Urusetia.

43

Masalah kemaskini maklumat LNPT CO di data sejarah LNPT.

Selepas klik teruskan, keluar ralat

“Maklumat Kumpulan Perkhidmatan tidak ditemui“

Mohon dibuat semakan pada gred gaji di selenggara profil perkhidmatan. Tahun yang ingin disemak di data sejarah LNPT perlulah berada dalam lingkungan tahun kuatkuasa gred gaji (di selenggara profil perkhidmatan) tersebut.

Contoh:
Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhdmatan - xx/xx/2011 - xx/xx/9999
Hasil: Ralat

Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhidmatan - xx/xx/2001 - xx/xx/2008
                                                                              - xx/xx/2008 - xx/xx/9999
Hasil: Sistem akan papar borang LNPT

44

Semasa penyelenggaraan LNPT PYD di data sejarah LNPT, terdapat masalah pada Bahagian I – Maklumat Pegawai “Tiada rekod pemilik kompetensi pada tahun xxxx”. Apa yang perlu disemak?

Semakan perlu dibuat pada selenggara sandangan CO.

45

Data Sejarah LNPT memaparkan mesej “CO berkenaan tidak pernah berkhidmat di agensi xxxx”. Apakah yang dimaksudkan dengan mesej ini?

Ini bermaksud kemasukan dan semakan data sejarah LNPT hanya dibenarkan untuk LNPT PYD yang pernah dan sedang menjawat jawatan di agensi tersebut sahaja.

46

Bilakah SKT boleh dilakukan?

Pengemaskinian SKT boleh dibuat sepanjang tahun penilaian. Tidak perlu tunggu pada hujung tahun untuk pengisian SKT.

47

Apakah yang perlu dilakukan oleh PYD sebelum menghantar SKT?

Sebelum menghantar SKT kepada pegawai penilai, PYD dinasihatkan untuk menyimpan SKT terlebih dahulu melalui fungsi 'Paparan Format Keseluruhan' dengan export kepada format PDF.

1

Mengapa saya tidak boleh menggunakan sub modul MBJ di HRMIS one/Klasik?

Untuk makluman, sub modul MBJ ini adalah modul yang telah ditambah baik dan berbeza daripada sub modul MBJ yang dahulu. Oleh hal demikian, sub modul ini hanya boleh digunakan di HRMIS 2.0 sahaja.

2

Apakah penetapan tugas (peranan) yang perlu diberikan?

PENETAPAN TUGAS:

[06] Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja (ECBM)

[0601] Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja (MER)

[268] MBJ Secretariat (Agency Level) – Perlu diberikan kepada Setiausaha Pihak Pegawai /Urus setia MBJ Agensi

[12] Pentadbiran Sistem (SA)

[1202] Aliran Kerja (WF)

[110] Workflow Administrator (MER) : Perlu diberikan kepada Pentadbir Sistem Agensi

3

Apakah aliran kerja yang perlu diselenggarakan?

PENETAPAN ALIRAN KERJA :

• MER-030 : Penghantaran Pindaan Perlembagaan MBJ
• MER-042 : Penghantaran Maklumat Mesyuarat Untuk Pengesahan Penerimaan
• MER-044 : Penghantaran Maklumat Tarikh Perancangan Mesyuarat MBJ Agensi

4

Bagaimana untuk mengemaskini rekod MBJ agensi seperti nama MBJ dan nombor pendaftaran?

Pada masa ini, MBJ/Urus setia MBJ Agensi perlu membuat pengesahan nama MBJ dan Nombor Pendaftaran MBJ kepada Bahagian Saraan, JPA terlebih dahulu. Selepas itu, urus setia perlu menghantar maklumat MBJ yang disahkan tersebut melalui Meja Bantuan JPA bagi tujuan pengemaskinian maklumat tersebut di dalam HRMIS.

5

Bagaimana ingin mewujudkan nama MBJ baru bagi agensi?

Pada masa ini, MBJ/Urus setia MBJ Agensi masih perlu membuat permohonan Penubuhan MBJ secara manual kepada kepada Bahagian Saraan, JPA. Mohon menghubungi Pegawai di Sektor KM3 ( Puan Zainah Binti Taib dan Encik Abd Samat Bin Mohd )

6

Mengapa pada Fungsi Mesyuarat, ruangan Semakan Setiausaha MBJ kabur dan menyebabkan penghantaran minit mesyuarat tidak boleh dilakukan?

Untuk makluman, hanya Setiausaha Pegawai sahaja yang boleh melakukan proses semakan dan klik butang hantar di Tab Semakan Setiausaha tersebut. Sekiranya urus setia atau pegawai lain yang login, ruangan tersebut akan kabur (disable). Mohon memaklumkan kepada Setiausaha Pegawai supaya membuat tindakan tersebut.

7

Bagaimana Setiausaha Pekerja membuat pengesahan Minit Mesyuarat MBJ?

Setiausaha Pekerja boleh membuat pengesahan Minit Mesyuarat tersebut melalui Peti Pesanan. Pastikan nama Setiausaha Pekerja tersebut telah dikemaskini terlebih dahulu di dalam Fungsi Pentadbiran > Kemas Kini Ahli.

Soalan

Jawapan

1

Kenapa ID pengguna tidak boleh diaktifkan?

Kemungkinan CO berkenaan mempunyai lebih dari 2 ID yang aktif.

2

Kenapa pengguna tidak menerima e-mel pemakluman kata laluan yang di reset oleh sistem HRMIS?

CO berkenaan perlu mengemaskini alamat e-mel yang tepat di dalam HRMIS dan sekiranya masih tidak diterima, CO perlu merujuk kepada Pentadbir HRMIS di agensi.

3

Sekiranya seseorang CO log masuk menggunakan ID dan kata laluan yang betul tetapi sistem tidak memaparkan peranan dan fungsi.

ID CO tersebut mempunyai ralat kemungkinan disebabkan sama ada ID belum diaktifkan atau sandangan CO tersebut bermasalah. Jika maklumat tersebut masih tidak dipaparkan, mohon rujuk masalah ini kepada Pentadbir HRMIS di agensi.

Apakah peranan untuk mengakses Fungsi Tatatertib?

Peranan yang terlibat adalah Pentadbir Tatatertib Agensi.

Peranan ini diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap maklumat tatatertib di agensi.

[1209] - Data Sejarah()

[120910] - Pengurusan Komunikasi Dan Tatatertib Pekerja()

[12091001] - Pengurusan Tatatertib()

[576] -  Pentadbir Tatatertib Agensi

Kes bagaimana yang boleh direkodkan ke dalam HRMIS?

Kes-kes yang telah selesai hendaklah direkodkan ke dalam HRMIS. Walau bagaimanapun, kes-kes yang belum selesai juga digalakkan untuk direkodkan ke dalam HRMIS. Namun, Status Keseluruhan Kes akan direkodkan sebagai Belum Selesai.

Tiada jenis prosedur bagi surcaj, tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan, pegawai yang tertakluk kepada perintah tahanan, pegawai yang tertakluk kepada prosiding jenayah dan penamatan perkhidmatan demi kepentingan awam.

Pelaksanaan Fungsi Tatatertib kepada semua agensi bagi Tahun 2015 yang diarahkan oleh Bahagian Perkhidmatan (BK), JPA mengkhususkan kemasukan data tatatertib jenis prosedur Kes Am sahaja.

Walau bagaimana pun, input dan maklum balas dari agensi amat dialukan bagi proses penambahbaikan pada masa akan datang. Bagi perkara-perkara yang melibatkan prosedur dan proses, kami perlulah berhubung dengan Bahagian Komunikasi JPA untuk sebarang penambahan maklumat yang diperlukan sebelum ia dimasukkan ke dalam sistem HRMIS.

Apakah peraturan/akta/pekeliling yang berkaitan tatatertib untuk rujukan?

Peraturan yang berkaitan tatatertib adalah seperti berikut:

• Peraturan - Peraturan Pegawai Awam

( Kelakuan & Tatatertib ) 1993 -  P.U.(A) 395/1993

• Peraturan - Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 -  U.(A) 396/1993

Lain-Lain Peraturan / Akta adalah seperti berikut:

• Seksyen 18 - Akta Acara Kewangan 1957
• Arahan Perbendaharaan 1970
• Akta Rahsia Rasmi 1980
• Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 – P.U.(A)176/2005 Berkuat Kuasa 1.5.2005
• Perintah-Perintah Am Bab `B’, `C’, `E’, `F’ Dan `G’
• Pekeliling/ Surat Pekeliling / Surat Pekeliling Am / PKPA / Surat Edaran Dan Akta Berkaitan