1

Terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS. Bagaimanakah Jenis Perubahan Gaji tersebut hendak direkodkan di dalam HRMIS.

Jika terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS, pengguna boleh menggunakan Jenis Perubahan Gaji: Perubahan Biasa.

-TIADA PINDAAN-

2

Apakah nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] dan ruang [Telah Terima]?

Pada kebanyakan Jenis Perubahan Gaji nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] ialah emolumen terkini yang hendak diberikan pada CO dan ruang [Telah Terima]ialah emolumen yang pernah diberikan pada CO. Bagi Jenis perubahan yang tidak melibatkan perubahan emolumen yang hendak diberikan contohnya Jenis Perubahan Gaji: Tidak Hadir Bertugas, pengguna boleh masukkan emolumen terkini pada ruang [Patut Terima] dan nilai 0.00 pada ruang [Telah Terima].

-TIADA PINDAAN-

3

Bagaimana agensi baru ingin membuat penyata perubahan gaji(Kew8) pegawai yang telah bertukar ke agensi tersebut tetapi perubahan tersebut sepatutnya dibuat di agensi lama?

Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 bagi pegawai tersebut mengikut tarikh semasa berada di agensi lama. Tetapi Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai ditemui semasa berada di agensi lama. **HORVER : Akses kepada agensi luar berdasarkan peranan.

-TIADA PINDAAN-

4

Kenapa paparan mesej Maklumat Data Tidak Lengkap dipaparkan setelah klik [Papar] pada Kemaskini Borang Kew.8?

Sila pastikan rekod alamat rasmi Unit Organisasi dalam fungsi selenggara Unit Organisasi di modul Data Perjawatan bagi CO tersebut lengkap.

-TIADA PINDAAN-

5

Kenapa operasi simpan tidak dapat dilakukan dan mesej "Tarikh yang dipilih tidak berada dalam julat tarikh sandangan" dipaparkan?

Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 dengan memilih Tarikh Kuatkuasa bersamaan dengan Tarikh Perubahan Gaji. Sekiranya tidak menjumpai pegawai tersebut, Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai ditemui semasa berada di agensi lama.

-TIADA PINDAAN-

6

Adakah jenis Perubahan Tidak Hadir Bertugas hanya boleh dilakukan untuk mengutip balik emolumen pegawai pada hari tidak hadir sahaja dan tidak dapat membuat pembayaran bagi hari-hari hadir

Jenis ini boleh dibuat bagi kedua-dua jenis samada untuk kutip balik atau hanya untuk dibayar bergantung kepada situasi.

-TIADA PINDAAN-

7

Adakah Borang Kew.8 yang dikeluarkan oleh HRMIS masih perlu ditandatangani secara manual?

Borang Kew.8 tidak perlu ditandatangani secara manual sekiranya menggunakan Public Key Infrastructure (PKI).

Borang Kew.8 perlu ditandatangani secara manual setelah dicetak KECUALI sekiranya menggunakan Public Key Infrastructure (PKI).

8

Maklumat Jadual Gaji Matriks KUP tiada dalam HRMIS. Apakah tindakan yang perlu dilakukan?

Pengadu perlu mendapatkan pengesahan Jadual Gaji Matriks KUP daripada Bahagian Saraan JPA. Setelah mendapat pengesahan, perlu kemukakan kepada pihak MO Submodul Pengurusan Saraan bagi mengemaskini Jadual Gaji Matriks KUP tersebut dalam HRMIS.

-TIADA PINDAAN-

9

Adakah semua jenis perubahan gaji yang diproses di Kew.8 akan mengemaskini secara automatik item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan?

Tidak. Item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan hanya akan dikemaskini secara automatik sekiranya jenis perubahan PERGERAKAN GAJI di Kew.8 diproses.

10

Tarikh penyediaan Kew.8 dalam borang Kew.8

Berdasarkan keperluan bagi penyediaan Kew.8, tarikh penyediaan Kew.8 tidak akan dicetak oleh sistem dan hanya akan dimasukkan secara manual (tulis tangan) oleh penyedia Kew.8. Walaubagaimana pun, tarikh tersebut telah direkodkan di dalam sistem untuk tujuan rujukan dan rekod.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Bagaimana saya boleh mengetahui siapa Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) saya?

PPP dan PPK akan ditentukan oleh Unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pemilik Kompetensi yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian bawah skrin kemasukan SKT (User Interface – UI) masing-masing melalui submodul PM-LNPT HRMIS. Sekiranya nama PPP yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

PPP dan PPK akan ditentukan oleh Unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pentadbir LNPT yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian Ulasan PPP dan Bahagian Ulasan PPK. Sekiranya nama PPP/PPK yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

2

Bolehkah saya mengetahui markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP saya?

Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan ‘checkbox (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di Bahagian VIII-Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama.

Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan ‘checkbox (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di Bahagian-Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama.

3

Siapakah Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)?

Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia ditentukan oleh agensi sendiri yang lazimnya adalah terdiri daripada personel di Unit Prestasi Bahagian Sumber Manusia dan diberi peranan sebagai Urusetia (Performance Management Secretariat). Peranan urusetia PPSM dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002.

4

Sekiranya saya sebagai urusetia, di mana saya boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu?

Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan tahun yang dikehendaki. Walaubagaimana pun, urusetia PPSM perlulah mempunyai peranan sebagai pentadbir Historical Data Administrator (Performance Management) bagi membolehkan maklumat tersebut diperoleh.

Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan maklumat IC PYD dan tahun yang dikehendaki. Peranan Historical Data Administrator (Performance Management) adalah berkaitan.

5

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya untuk tahun 2009 melalui submodul LNPT ini sekiranya saya bercuti belajar pada awal Julai 2009?

Tempoh Julai hingga Disember adalah mencukupi enam (6) bulan bagi membolehkan PPP yang baru menilai PYD. Walaubagaimana pun, Sektor/Cawangan/Bahagian atau Unit Organisasi boleh menentukan siapa PPP yang berhak menilai PYD tersebut.

-kekal-

6

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya di jabatan lama setelah saya berpindah ke jabatan baru?

Peranan sebagai PPP/PPK di jabatan baru perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh menilai PYD di jabatan lama sekiranya masih ditetapkan sebagai PPP/PPK kepada PYD di jabatan lama.

-kekal-

7

Untuk LNPT, kenapa No. KP CO akan berada pada ruangan No. KPT apabila CO ingin memaparkan LNPT yang telah dihantar. Apakah maksud KPT itu?

No. KPT adalah merujuk kepada Nombor Kad Pengenalan Terperinci iaitu nombor. K/P yang mempunyai 12 digit.

Untuk pengetahuan,CO yang lahir sebelum tahun 1978 mempunyai dua (2) nombor kad pengenalan (No.K/P lama yang mempunyai tujuh (7) atau lapan(8) digit dan No. KPT).

-kekal-

8

Adakah PPK boleh meminda markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP kepada PYD?

Tidak. PPK tidak boleh meminda markah penilaian prestasi yang telah diberikan oleh PPP kepada PYD.

-kekal-

9

Adakah PYD boleh membuat pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP?

Tidak. PYD tidak boleh membuat apa-apa pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP. Oleh itu, PYD hendaklah memastikan maklumat adalah betul sebelum menghantarnya kepada PPP. Ini kerana proses LNPT adalah proses sehala.

Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

• PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

• PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

• Urusetia PPSM (atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM)) menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

• Kemudian, sama ada PYD atau urusetia PPSM boleh memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian kepada PYD tersebut dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Tidak. PYD tidak boleh membuat apa-apa pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP. Oleh itu, PYD hendaklah memastikan maklumat adalah betul sebelum menghantarnya kepada PPP. Ini kerana proses LNPT adalah proses sehala.

Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

1. PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

2. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

3. Urusetia PPSM menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

4. Seterusnya, PYD memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

10

Adakah sub modul ini mengambilkira PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja contohnya seperti Personal Asistant (PA)?

Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja.

Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja. PPP perlu akses sebagai PPK dan menggunakan kemudahan salin markah PPP, seterusnya hantar ke urusetia PPSM untuk melengkapkan proses LNPT.

11

Adakah ulasan yang diberikan oleh PPP dan PPK kepada PYD wajib diisi?

Bagi PYD yang mendapat markah 90% dan ke atas, PPP dan PPK wajib mengisi ulasan prestasi. Bagi markah 90% ke bawah, ulasan prestasi yang diberikan oleh PPP dan PPK adalah optional.

-kekal-

12

Bagaimanakah status LNPT bagi PYD yang telah mengemukakan LNPT kepada PPP tetapi PPP telah putus sandang kerana bertukar keluar?

Bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang menggunakan HRMIS, penetapan PPP tidak perlu dipinda sekiranya PPP masih menilai PYD di bawah seliaannya kerana Submodul LNPT akan mengikut CO berdasarkan COID/No.K/ad Pengenalan (boleh cross-agency). Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh didapati di dalam Portal HRMIS) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

Bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang menggunakan HRMIS, penetapan PPP tidak perlu dipinda sekiranya PPP masih menilai PYD di bawah seliaannya kerana Submodul LNPT akan mengikut CO berdasarkan COID/No.Kad Pengenalan (boleh cross-agency).

Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh dicetak melalui data sejarah LNPT) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

13

Sebagai Urusetia PPSM kenapa saya tidak menerima mesej pemberitahuan berkenaan status penghantaran LNPT CO kepada Urusetia?

Ini kerana nama Urusetia berkenaan tidak termasuk di dalam Kumpulan Aliran Kerja Urusetia menyebabkan beliau tidak menerima pemberitahuan melalui inbox. Nota mengenai ini boleh didapati di Portal HRMIS Modul Pengurusan Prestasi bertajuk - Selenggara Aliran Kerja seksyen selenggara kumpulan.

-minta dikeluarkan-

14

Sekiranya pentadbir data sejarah LNPT telah mengemaskini markah atau pembetulan markah kriteria pada data sejarah,kemudian didapati markah purata tidak betul, apa yang perlu dilakukan?

Pada menu data sejarah untuk membolehkan markah purata dikira semula , ikuti langkah-langkah berikut:

• Pada paparan Jumlah Markah Keseluruhan, masukkan nilai 0 pada ruangan Markah Purata (%) (Untuk diisi oleh urusetia PPSM).

• Klik butang SIMPAN untuk mengesahkan semula markah keseluruhan, markah purata akan dikira semula.

-minta dikeluarkan-

14

Bagi LNPT yang perlu dinilai oleh satu PPP/ PPK sahaja, contohnya Pembantu Khas kepada ketua jabatan, bagaimana cara pembahagian markah bagi CO terbabit.

Untuk kes PYD yang mempunyai seorang pegawai penilai, urus setia perlu menetapkan PPP dan PPK kepada orang yang sama di menu selenggara penetapan pegawai penilai. Pemberian markah hendaklah sama di menu PPP dan PPK.

-kekal-

15

PYD telah hantar LNPT kepada PPP A, kemudian telah ditukarkan kepada PPP B, walaubagaimanapun PPP B dan A tidak menerima LNPT PYD. Adakah setelah kemukakan LNPT tidak boleh menukar PPP atau PPK. Perkara ini banyak berlaku kerana menukar pegawai penilai disaat akhir sama ada telah hantar LNPT dan PPP telah menilai.

Boleh. Tetapi setelah PYD hantar ke PPP A dan PPP A terima LNPT PYD, PPP A perlulah forward/ dimajukan tindakan tersebut melalui peti pesanan untuk tindakan PPP B (atau sesiapa yang berkenaan) seterusnya.

Jika PPP A tidak menerima LNPT PYD, ini kemungkinan PPP telah bertukar/bersara/meninggal dunia , sistem tidak dapat mencari CO tersebut kerana PPP telah diputuskan sandang di HRMIS. Sebarang masalah lanjut mohon hubungi HRMIS Helpdesk untuk tindakan selanjutnya.

-minta dikeluarkan-

16

Sekiranya PPP sudah menghantar LNPT PYD kepada PPK, adakah cara-cara untuk membolehkan PPP menukar semula markah tersebut?

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat urus setia atau panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk permohonan membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

17

Bagaimana sekiranya PPP tersilap memberi markah kepada PYD?

Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna (PPP) tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK.

Sekiranya PPP ingin membuat sebarang perubahan pada markah yang telah diberikan kepada PYD;

i. PPP boleh memaklumkan markah tersebut kepada Urusetia PPSM.

ii. PPP maklumkan kepada PPK tidak membuat penilaian ke atas PYD terlebih dahulu.

iii. Urusetia PPSM perlu membuat perubahan markah pada menu Data Sejarah (walaubagaimana pun, perkara ini adalah tidak digalakkan). Seterusnya, jika markah purata di dapati tidak betul (pada menu Data Sejarah), ikuti langkah berikut :

a. Pada paparan Jumlah Markah Keseluruhan, masukkan nilai 0 pada ruangan Markah Purata (%) (Untuk diisi oleh urusetia PPSM).

b. Klik butang SIMPAN untuk mengesahkan semula markah keseluruhan, markah purata akan dikira semula.

iv. Urusetia maklumkan pengemaskinian telah dibuat kepada PPP, kemudian PPP maklumkan kepada PPK untuk membuat penilaian ke atas PYD.

-minta dikeluarkan-

18

PYD telah menghantar LNPT kepada PPP, tetapi PPP tidak mendapat maklumat tersebut. Apakah yang perlu dilakukan?

Untuk tindakan pertama, perlu dipastikan bahawa pada Bahagian II LNPT PYD (pada tab kegiatan dan sumbangan), PYD telah membuat pengesahan dengan menanda pada kotak checkbox dan butang HANTAR tidak lagi terpapar pada paparan tersebut.

Sekiranya perkara di atas telah disemak - PYD telah menanda checkbox dan butang HANTAR tidak lagi terpapar, mohon dilogkan aduan ke HRMIS Helpdesk dengan menyertakan maklumat IC PYD dan IC PPK.

-minta dikeluarkan-

19

PPP/ PPK hendak menilai PYD, markah telah diisi tetapi butang SIMPAN untuk menyimpan markah tersebut tiada. Apakan tindakan yang perlu dilakukan?

Untuk tindakan pertama, perlu buat semakan pada resolution PC user. Ikuti langkah berikut:

Pada desktop PC user > right klik > Properties > Settings > Screen Resolution > boleh diubah kepada resolution yang lebih besar > klik Apply > OK.

-minta dikeluarkan-

20

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS.

Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

-kekal-

21

Pada SKT CO memaparkan pemberitahuan ‘Data tidak lengkap, CO ini tiada pegawai penyelia’.

Apa yang perlu dilakukan?

Ini bermaksud, tiada penetapan pegawai penilai pertama pada PYD tersebut. Oleh itu, urusetia PPSM atau pentadbir hendaklah menetapkan pegawai penilai pertama PYD tersebut di menu penetapan pegawai penilai.

Selain itu juga, hendaklah dipastikan rekod sandangan pegawai penilai tersebut adalah lengkap dan status jawatan sebenar PPP adalah aktif (bukan berstatus mansuh atau jumud).

-kekal-

22

Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

Contoh1:

PYD =A

PPP= B

PPK= B

ATAU

Contoh 2:

PYD =A

PPP= B

PPK= Dibiarkan kosong (Tidak ditetapkan)

Mana satu penetapan yang betul.

Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang pegawai penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya melengkapkan aliran kerja dan sempurna sampai kepada Urusetia. Maka, contoh 1 adalah penetapan yang betul.

-kekal-

23

Adakah markah yang diberikan oleh PPK boleh dipinda selepas menghantar kepada urusetia?

Tidak. Markah yang diberikan oleh PPK tidak boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia. Pindaan markah hanya boleh dibuat selepas mesyuarat PPSM bersidang dengan pindaan pada menu Pengesahan Markah Penilaian Prestasi. Nota mengenai ini boleh didapati di Portal HRMIS bertajuk 'Menu Urusetia'.

Tidak. Markah yang diberikan oleh PPK tidak boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia. Pindaan markah hanya boleh dibuat selepas mesyuarat PPSM bersidang dengan pindaan pada menu Pengesahan Markah Penilaian Prestasi.

24

Bagaimana ingin mengisi maklumat tarikh latihan yang telah dihadiri pada Bahagian II LNPT sekiranya di jabatan/kementerian mempunyai perancangan seperti latihan atau sesi pembelajaran selama 6 jam = 1 hari?

Pada Bahagian II LNPT maklumat kursus yang telah dihadiri, tarikh tersebut adalah merujuk kepada tarikh sebenar kursus atau latihan yang diadakan tanpa mengambilkira perancangan seperti yang dinyatakan.

Oleh itu, dicadangkan bilangan jam untuk setiap kursus tersebut ditulis bersebelahan pada tajuk kursus. Contohnya: Kursus Penulisan (3 jam).

-kekal-

25

Saya telah cuba membuat LNPT melalui aplikasi LNPT Online (http://www.eghrmis.gov.my/lnptonline/), walau bagaimana pun, didapati bahawa capaian tersebut telah ditutup. Apakah yang perlu saya dilakukan?

Pengguna kini boleh menggunakan capaian terus ke aplikasi HRMIS versi Internet di Portal HRMIS (http://www.eghrmis.gov.my) atau melalui url internet HRMIS iaitu https://internet.eghrmis.gov.my.

-minta dikeluarkan-

26

Urusetia PPSM di agensi saya telah mendapat rekod pemberitahuan LNPT PYD daripada agensi lain, apa yang perlu dilakukan?

Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar ke agensi Tuan/Puan. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi Tuan/Puan.

Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar masuk ke agensi baru. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi kerana tiada sebarang tindakan diperlukan.

27

Bagaimanakah laporan yang akan keluar dalam Kembaran B sekiranya PPK hantar penilaian PYD dan rekod aliran kerja dihantar ke urusetia PPSM agensi yang terkini di mana PPK disandangkan.

Nama PYD tetap akan ada di laporan Kembaran B kerana rekod unit organisasi PYD yang disimpan dalam LNPT adalah rekod unit organisasi di mana PYD dinilai, bukan rekod unit organisasi PPK tersebut. Hanya aliran kerja sahaja mengambil kira unit organisasi semasa PPK.

-minta dikeluarkan-

28

Di agensi saya terdapat seorang pegawai yang telah terhantar LNPT kepada PPP sedangkan beliau masih hendak menambah maklumat kursus.

Seperti mana sedia maklum, proses LNPT adalah sehala. Apabila PYD telah terhantar Bahagian II yang tidak lengkap kepada PPP. PYD dan Urusetia PPSM Agensi boleh mengambil tindakan berikut :

i. PYD perlu maklumkan kepada PPP supaya menangguhkan penilaian prestasinya.

ii. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah.

iii. Urusetia PPSM atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT

 iv. PYD atau urusetia PPSM maklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian prestasi PYD dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah di atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

-minta dikeluarkan-

29

Bagaimana menyelesaikan masalah di mana bagi penilaian LNPT, PPP dan PPK telah bersara sebelum sempat menilai PYD. Jika telah putus sandang penilaian LNPT tidak dapat dibuat.

Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

Pilihan 1: Dibuat melalui proses (dari PYD->PPP->PPK->Urusetia PPSM) dengan menyandangkan sementara PPP/PPK yang telah bersara di mana-mana jawatan kosong dalam agensi. Setelah proses menilai selesai, PPP/PPK tersebut hendaklah diputuskan semula sandangannya.

Pilihan 2: Proses LNPT PYD tersebut dibuat secara manual dan urusetia PPSM/pentadbir data sejarah LNPT bertanggungjawab untuk merekodkan maklumat LNPT PYD tersebut melalui Data Sejarah LNPT (jika PYD belum wujudkan SKT, PYD perlu mewujud/mengisi SKT terlebih dahulu).

Nota:
Jika maklumat PPP/PPK di selenggara penetapan pegawai penilai telah dikemaskini dengan rekod penilai yang baru, maka maklumat PPP/PPK di data sejarah LNPT akan papar maklumat PPP/PPK yang terkini. Oleh itu, pihak agensi perlu maklumkan kepada HRMIS Helpdesk (log helpdesk) untuk mengemaskini maklumat PPP/PPK yang telah bersara tersebut di data sejarah.

Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

Pilihan 1: Dibuat melalui proses (dari PYD->PPP->PPK->Urusetia PPSM) dengan menyandangkan sementara PPP/PPK yang telah bersara di mana-mana jawatan kosong dalam agensi. Setelah proses menilai selesai, PPP/PPK tersebut hendaklah diputuskan semula sandangannya. Sekiranya maklumat gred/jawatan penilai tidak sama sebelum gred/jawatan bersara, mohon dimaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk pengemaskinian.

Pilihan 2: Proses LNPT PYD tersebut dibuat secara manual dan urusetia PPSM/pentadbir data sejarah LNPT bertanggungjawab untuk merekodkan maklumat LNPT PYD tersebut melalui Data Sejarah LNPT. Pastikan maklumat penilai PPP/PPK adalah betul.

Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

30

Pop up mesej yang mengatakan pegawai gred 17 telah mengisi borang LNPT Kumpulan Sokongan 1. Pohon khidmat nasihat mengenai perkara ini. Adakah " Kumpulan Sokongan 1" tersebut merujuk kepada Kumpulan Pelaksana? 

PYD telah mengisi borang kumpulan Sokongan 1 (gred 17-40) .Sekiranya betul dan tiada masalah, tindakan seterusnya klik OK dan Berjaya dihantar. Sekiranya berlaku kesilapan, Sila semak  maklumat profil perkhidmatan dan sandangan.

-kekal-

31

Tidak lengkap isi maklumat sumbangan

Permohonan boleh dipanjangkan kepada urus setia PPSM/pentadbir LNPT di agensi dan bergantung kepada budi bicara urus setia untuk mengemaskini melalui data sejarah LNPT.

32

LNPT Khas

Belum dilaksanakan.

Modul LNPK sebenarnya belum diperluaskan penggunaannya kepada agensi. Memandangkan modul ini merupakan modul asal yang dibangunkan pada awal tahun 2009 merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 dan belum di convert ke HRMIS 2.0 maka sudah tentu proses dan kaedah banyak berubah.

Oleh itu pasukan pembangunan sistem dan Pemilik Proses (PO) masih meneliti modul ini dan amat yakin bahawa akan ada pembaikan perlu di lakukan terlebih dahulu sebelum diperluaskan penggunaannya, untuk memberi keselesaan kepada pengguna.

33

Pegawai Penilai ingin ubah markah

Sebarang penilaian yang telah dilakukan oleh penilai adalah sehala dan perubahan markah yang melibatkan termasuk penilaian semula dikhuatiri menimbulkan isu sama ada dari PYD atau pihak-pihak lain.Bagi kes yang melibatkan penilaian semula ini, pihak puan perlu merujuk kepada urusetia PPSM agensi terlebih dahulu.

Mohon keputusan dan persetujuan daripada pihak urusetia PPSM agensi/Pengarah Sumber Manusia.

Seterusnya minta diemelkan ke HRMIS helpdesk JPA (di emel oleh urusetia PPSM/ Pengarah Sumber Manusia dengan maklumat NAMA URUSETIA PPSM, GELARAN, UNIT/ CAWANGAN/BAHAGIAN serta justifikasi / keputusan/persetujuan) dengan rujukan no log untuk direkodkan perkara tersebut.

-kekal-

34

Adakah PYD boleh menyediakan LNPT untuk tahun hadapan?

Tidak, mewujudkan rekod LNPT tahun hadapan tidak dibenarkan kerana melebihi tahun semasa.

-baru-

Dasar berkenaan LNPT

1

Mengapa maklumat latihan di LNPT dijadikan perkara mandatori (wajib diisi sekurang-kurangnya satu hari kursus)?

Maklumat latihan di LNPT (Bahagian II) adalah perkara mandatori kerana ianya mengambil kira Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

-kekal-

2

Berapakah peratus markah penilaian prestasi bagi PYD untuk mendapatkan pergerakan gaji tahunan (biasa)?

Merujuk kepada sumber – Bahagian Perkhidmatan JPA, peratus markah penilaian prestasi untuk pergerakan gaji tahunan adalah sebanyak 50%.

-minta dikeluarkan-

3

Adakah PPP atau PPK boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan?

Dalam sub modul LNPT ini, PPP dan PPK tidak boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan. PPP dan PPK hendaklah memilih markah daripada drop-down list yang disediakan.

-kekal-

4

Bolehkah PYD memilih agensi mana untuk dinilai prestasi tahunannya kerana bertukar pada bulan Jun?

Ya, PYD boleh memilih agensi yang dikehendaki untuk menilai prestasi tahunannya. Secara dasarnya, penilaian hendaklah dinilai di agensi yang terkini.

-kekal-

5

Bagi CO yang memperolehi markah 90% ke atas, apakah terdapat Borang Aktiviti Penghasilan Nilai yang perlu diisi oleh PYD di dalam aplikasi.

Tiada. Merujuk kepada SPP Bilangan 2 Tahun 2009, PPP dan PPK hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas.

-kekal-

6

Sekiranya LNPT PYD telah dihantar ke PPK melalui PPP, PPP kemudiannya diarahkan oleh PPK untuk mengubah semula markah yang diberi kepada PYD, adakah terdapat fungsi atau tatacara tersebut.

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat urus setia atau panel. PPP boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

-minta dikeluarkan, sama seperti di atas-

7

Sekiranya PPK ingin bersara pada bulan Oktober bagi tahun tertentu, adakah PYD di bawahnya perlu menghantar LNPT?

Ya. Pekeliling perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, para 10(v) adalah dirujuk, iaitu “Ketua Jabatan hendaklah: mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dengan serta merta bagi Pegawai Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka tidak kurang 6 bulan”.

-kekal-

8

Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam berkenaan Penjelasan Pemberian Markah Penilaian Prestasi 90% dan ke atas, di paparan manakah perlu diberikan penjelaskan tersebut?

Sekiranya PPP/PPK memberikan PYD markah 90% dan ke atas, penjelasan tersebut boleh diisi pada ruangan ulasan prestasi oleh PPP dan PPK. Ruangan tersebut adalah mandatori sekiranya PPP/PPK telah memberikan markah 90% dan ke atas kepada PYD.

-kekal-

9

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS. Jika dibuat secara separuh sistem/separuh manual, kemudian, urusetia boleh memasukkan maklumat tersebut melalui data sejarah tetapi maklumat PPP atau PPK (bahagian 8 dan bahagian 9) tersebut juga tiada maklumat.

Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

-kekal-

10

Berapa kali dalam setahun Mesyuarat PPSM bersidang di JPA? Apakah yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut selain APC, LNPT, Pergerakan gaji ?

PP bil 4/2002 tidak menetapkan berapa kali PPSM perlu bersidang setahun. Ia boleh dibuat tanpa had. Bidang tugas PPSM boleh dirujuk dalam PP bil 4/2002.

-kekal-

11

Mengapa PYD tidak boleh melihat markah LNPT yang diberi oleh PPK? Adakah ia berkaitan dengan dasar? Jika dasar, apakah pekeliling atau statement yang menyatakan maksud tersebut.

Tidak terdapat dasar khusus berhubung dengan kenapa PYD tidak dapat melihat markah yang diberikan oleh PPK. Secara amalannya, PYD mempunyai hubungan kerja secara langsung dengan PPP, sehubungan dengan itu, PPP lebih mengetahui prestasi PYD dan atas urusan itu, hanya markah PPP yang boleh dipaparkan sekiranya dibenarkan oleh PPP.

-kekal-

12

Sekiranya PPP atau PPK keluar ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, bagaimana hendak membuat penilaian LNPTnya?

Bagi pegawai yang ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, LNPT bagi PYD perlu disediakan sebelum pegawai meninggalkan jawatannya untuk belajar sekiranya tempoh penyeliaannya terhadap PYD tidak kurang 6 bulan. Oleh yang demikian perkara 10(v) (Lampiran A) PP 4/2002 adalah terpakai.

-kekal-

13

Ingin mendapatkan penjelasan dan nasihat berhubung dengan kaedah pemarkahan LNPT oleh PPK di mana PPK akan bersara tidak lama lagi.

Berdasarkan kepada pekeliling perkhidmatan bilangan 4 tahun 2002, boleh dirujuk kepada Lampiran A perkara 10(v) yang menyatakan bahawa 'tanggungjawab ketua jabatan hendaklah mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan LNPT dengan serta merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan'.

Oleh itu, dalam situasi HRMIS ini, dimohon semua PYD (yang layak) di bawah seliaan PPK tersebut untuk menghantar LNPT kepada PPP, seterusnya penilaian hendaklah diberikan oleh PPP dan kemudian hantar kepada PPK sebelum beliau bersara.

-kekal-

14

Pegawai Penilai bagi PYD adalah Pengerusi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (contoh) yang tiada sandangan dalam HRMIS. Bagaimana Pengerusi SPA tersebut ingin menilai PYD?

Pelaksanaan Submodul Pengurusan Prestasi bagi pegawai lantikan kontrak (termasuk pengerusi/ahli suruhanjaya) adalah tertakluk kepada kontrak bertulis semasa pelantikan pegawai tersebut. Sekiranya di dalam kontrak tersebut tercatat bahawa pelantikan kontrak tersebut adalah tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Peraturan-Peraturan Kewangan, Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan dan Undang-Undang yang dikuatkuasa dari semasa ke semasa, maka dengan itu, pegawai tersebut perlu melaksanakan submodul tersebut berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2008.

Oleh itu, mohon kerjasama agensi untuk menyemak semula kandungan kontrak bagi pegawai tersebut bagi tujuan ini. Sekiranya perkara tersebut tidak dinyatakan dalam kontrak, pegawai yang diselia perlu dinilai oleh penjawat awam yang terdekat dalam urusan/tugasan kerja beliau.

-kekal-

15

Isu mengenai LNPT pegawai yang akan berpencen. Situasi di mana pegawai akan berpencen dalam masa terdekat (tahun semasa) dan beliau akan membuat penilaian ke atas semua pegawai yang diselia sebelum berpencen.

Tetapi, bagaimana dengan status LNPT beliau sendiri sama ada perlu membuat LNPT 2016 ataupun tidak perlu, kerana LNPT tahun 2016 akan melibatkan pergerakan gaji untuk tahun hadapan dan beliau telahpun berpencen.

Sebaiknya pegawai mengisi LNPT kerana telah berkhidmat melebihi 6 bulan dalam tahun penilaian sebagaimana peraturan semasa menetapkan. Ini akan menjadi rekod prestasi perkhidmatan terakhir pegawai.

-kekal-

16

Ada sesetengah pegawai di kementerian yang memberikan markah bukan dalam bentuk nombor bulat contohnya seperti 8.5, 9.5 dan sebagainya (borang manual). Bagaimana untuk mengatasi masalah ini apabila kemaskini markah tersebut di dalam HRMIS?

Secara dasarnya markah perpuluhan tidak boleh diberikan dalam penilaian prestasi ke atas PYD. Untuk pengemaskinian maklumat di data sejarah dengan merujuk kepada borang LNPT manual, puan hendaklah membundarkan markah pada setiap kriteria tersebut dan pada ruangan markah purata PPSM perlu diubah mengikut markah purata yang terdapat di dalam borang LNPT manual kemudian klik Simpan

-minta dikeluarkan-

Pentadbiran Sistem berkenaan SKT LNPT

1

Sekiranya saya sebagai Pentadbir Sistem di agensi, di mana saya boleh mengetahui fungsi bagi setiap peranan yang terdapat dalam sistem?

Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Urusetia Sektor Pembangunan dan Perhubungan  Pelanggan . Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di url http://www.eghrmis.gov.my.

Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Cawangan Pengurusan Pelaksanaan dan Kandungan. Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di url http://www.eghrmis.gov.my.

2

Apakah nama peranan yang boleh menetapkan siapa PPP dan PPK bagi setiap pemilik kompetensi?

Peranan sebagai Performance Management Administrator  yang boleh memasukkan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi ke dalam sistem setelah mendapat maklumat daripada unit/sektor/cawangan (BU) Pemilik Kompetensi berkenaan

-kekal-

3

Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang pegawai penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya melengkapkan aliran kerja dan sempurna sampai kepada Urusetia.

-kekal-

4

Masalah kemaskini maklumat LNPT CO di data sejarah LNPT.

Selepas klik teruskan, keluar ralat

“Maklumat Kumpulan Perkhidmatan tidak ditemui

“

Mohon dibuat semakan pada gred gaji di selenggara profil perkhidmatan. Tahun yang ingin disemak di data sejarah LNPT perlulah berada dalam lingkungan tahun kuatkuasa gred gaji (di selenggara profil perkhidmatan) tersebut.

Contoh:
Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhdmatan - xx/xx/2011 - xx/xx/9999
Hasil: Ralat

Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhidmatan - xx/xx/2001 - xx/xx/2008
                                                                                         -xx/xx/2008 - xx/xx/9999
Hasil: Sistem akan papar borang LNPT

-kekal-

5

Semasa penyelenggaraan LNPT PYD di data sejarah LNPT, terdapat masalah pada Bahagian I – Maklumat Pegawai “ Tiada rekod pemilik kompetensi pada tahun xxxx”. Apa yang perlu disemak ?

Semakan perlu dibuat pada selenggara sandangan CO.

-kekal-

6

Data Sejarah LNPT memaparkan mesej ‘CO berkenaan tidak pernah berkhidmat di agensi xxxx’. Apakah yang dimaksudkan dengan mesej ini?

Ini bermaksud kemasukan dan semakan data sejarah LNPT hanya dibenarkan untuk LNPT PYD yang pernah dan sedang menjawat jawatan di agensi Pentadbir Data Sejarah LNPT sahaja.

-kekal-

Soalan tambahan

1

Pengemaskinian SKT boleh dibuat sepanjang tahun penilaian. Tidak perlu tunggu pada hujung tahun untuk pengisian SKT.

-kekal-

2

Dicadangkan supaya PYD klik butang 'Simpan' selepas setiap penambahan atau pindaan aktiviti/ keterangan/ projek semasa mengisi SKT.

-minta dikeluarkan-

3

Untuk menghapuskan SKT, dicadang menghapuskan KPI bagi aktiviti SKT yang berkenaan terlebih dahulu sebelum menghapuskan aktiviti SKT tersebut.

-minta dikeluarkan-

4

Sebelum menghantar SKT kepada pegawai penilai, PYD dinasihatkan untuk menyimpan SKT terlebih dahulu melalui fungsi 'Paparan Format Keseluruhan' dengan export kepada format PDF.

-kekal-

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

Tidak boleh akses kepada Fungsi Permohonan Pertukaran HRMIS kerana mesej pop-up dipaparkan apabila klik tab Permohonan Pertukaran Sendiri Umum..

Terdapat kawalan capaian ke atas Fungsi Permohonan Pertukaran ini. Capaian hanya dibenarkan kepada:

1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
3. Pegawai-pegawai Perkhidamatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
4. Perkhidamatan Bukan Gunasama di MARDI.

Tidak boleh hantar permohonan sebab tiada butang hantar

Permohonan Pertukaran tersebut perlu disimpan terlebih dahulu. Selepas berjaya disimpan barulah sistem memaparkan butang Hantar.

Tidak boleh hantar permohonan Pertukaran. ‘Ralat error on page’

Sekiranya dokumen sokongan telah dimuatnaik, sila hapuskan dahulu semua dokumen sokongan tersebut. Mohon simpan maklumat permohonan tanpa dokumen sokongan. Setelah berjaya HANTAR, tambah semula dokumen sokongan tersebut dan pilih butang "kemaskini".

Tidak boleh hantar permohonan. Ralat “Penetapan aliran kerja untuk anda perlu dikemaskini. Anda ingin maklumkan kepada pentadbir aliran kerja?”

Sila hubungi Pentadbir HRMIS di agensi untuk penetapan aliran kerja yang berkaitan.

Aliran Kerja telah disetkan tetapi masih tidak berjaya menghantar permohonan.

Sekiranya Peraturan 1 bagi Penghantar adalah Agency, ia perlu ditukar kepada Business Unit.

Pegawai pernah memohon pertukaran sebelum ini tetapi pertukaran tersebut telah tidak aktif. Bagaimana saya ingin memohon pertukaran yang baru?

Bagi permohonan yang dibuat sebelum tahun 2014, permohonan tersebut akan luput selepas 2 tahun dan ia tidak dipaparkan di dalam HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohan tersebut, pegawai boleh memaklumkan kepada Pasukan Helpdesk JPA untuk mengaktifkan semula permohonan pertukaran.

Bagi permohonan yang dibuat selepas tahun 2014, permohonan yang melebihi 2 tahun masih dipaparkan di HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan, pegawai boleh mengemaskini permohonan sekiranya perlu. Namun, jika pegawai tidak lagi berminat untuk meneruskan permohonan, ia perlu dibatalkan.

Adakah semua skim boleh menggunakan HRMIS untuk membuat permohonan pertukaran?

Pada masa ini, pelaksanaan fungsi permohonan pertukaran ini hanya melibatkan:

1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
3. Pegawai-pegawai Perkhidamatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
4. Perkhidamatan Bukan Gunasama di MARDI.

Skim Perkhidmatan Gunasama Persekutuan adalah seperti berikut:

Sumber: SPP Bil. 3/2007

Pegawai Perkhidmatan Keselamatan adalah seperti berikut:

Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ adalah seperti berikut:

Pegawai sedang dikenakan tindakan tatatertib. Adakah pegawai boleh memohon pertukaran?

Pegawai yang sedang dikenakan tindakan tatatertib tidak dibenarkan untuk memohon pertukaran.

Bagaimana untuk membatalkan permohonan pertukaran yang pernah dibuat?

Permohonan pertukaran hanya boleh dibatalkan oleh pegawai sendiri (CO) di menu berikut:

1. Perolehan Sumber Manusia
2. Pembangunan Pelan Tindakan
3. Memohon Pertukaran
4. Tab Permohonan Sendiri Umum
5. Klik pautan Pembatalan Permohonan.

Saya merupakan pegawai gunasama tetapi tidak berjaya membuat permohonan pertukaran.

Pegawai perlu membuat semakan ke atas elemen Ketua Perkhidmatan dalam Profil Perkhidmatan.

Telah memuat naik dokumen sokongan beberapa kali namun dokumen tersebut masih tidak boleh dibuka oleh Pegawai Penyokong.

Pastikan nama fail dokumen tersebut tidak mempunyai lebih dari 1 titik seperti di bawah:

Borang Pertukaran En.Wan.pdf

1. ahmad.doc

Ini kerana sistem tidak dapat mengesan jenis fail selepas titik pertama (.Wan.pdf). Sistem hanya boleh mengesan jenis fail dalam format .doc, .docx, .xls, .xlsx atau .pdf sahaja. Justeru pegawai perlu rename nama fail tersebut dan muat naik semula.

Jika nama fail telah ditukar dan dokumen sokongan masih tidak boleh dibuka, mohon maklumkan kepada pihak Helpdesk JPA (hrmis_helpdesk@jpa.gov.my) untuk tindakan selanjutnya.

Bagaimana saya hendak tahu status permohonan saya?

Anda boleh menyemak sendiri status permohonan pertukaran di menu berikut:

• Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Permohonan Pertukaran Sendiri Umum > Rujuk Maklumat Status Permohonan di bawah Tarikh Permohonan.

• Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Klik butang Teruskan > Rujuk Kolum Status Permohonan

Apakah status-status  permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS?

Status Permohonan Pertukaran HRMIS adalah seperti berikut:

Permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong.

Jika permohonan pertukaran tiada di dalam inbox Penyokong, Pentadbir HRMIS di agensi perlu semak di menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja. Jika transaksi permohonan tiada nama Penerima di menu tersebut (coid=0), Pentadbir perlu mengemaskini kepada Nama Penyokong.

Pegawai berasal dari Sarawak tetapi borang permohonan borang tersebut memapar pegawai tidak berasal dari Sabah/Sarawak.

Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak diambil dari Rekod Peribadi – Isytihar Wilayah Asal. Pegawai perlu mengisytihar wilayah asal terlebih dahulu dan memastikan maklumat tersebut disahkan oleh Pengesah. Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak akan bertukar dari Tidak kepada YA setelah maklumat tersebut disahkan.

Permohonan telah melebihi 2 tahun tetapi saya masih ingin meneruskan permohonan

Paparan "Tempoh Permohonan Anda melebihi 2 tahun. Sila Batalkan permohonan ini jika tidak berminat meneruskan permohonan" adalah peringatan kepada pemohon untuk membatalkan permohonan JIKA pemohon tidak berminat untuk meneruskan permohonan tersebut. Jika masih berminat, pemohon tidak perlu buat apa-apa dan boleh hubungi Urus Setia Pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA untuk keterangan lanjut.

Sistem tidak memaparkan bidang pertama dan kedua.

Pada masa ini, hanya skim Pegawai Tadbir & Diplomatik, Pegawai Teknologi Maklumat dan Pembantu/Penolong/Pegawai Vokasional sahaja yang mempunyai Bidang.

Bagaimana untuk mendapat senarai maklumat bagi pegawai yang telah disokong permohonan pertukaran untuk semakan dan pemantauan Agensi?

Agensi boleh membuat pemantauan melalui Laporan Permohonan Pertukaran Agensi. Peranan yang diperlukan adalah [02][0202][575] Re-Assignment Request Administrator.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Mengapa nombor akaun tidak dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi mengemukakan permohonan pinjaman komputer?

Pemilik Kompetensi perlu mengemas kini jenis akaun kepada akaun simpanan. Sistem tidak dapat mengenal pasti jika jenis akaun adalah akaun semasa.

Pemilik Kompetensi perlu mengemas kini jenis akaun kepada akaun simpanan. Sistem tidak dapat mengenal pasti jika jenis akaun adalah akaun semasa.

2

Apakah jenis pinjaman yang boleh dipohon melalui HRMIS?

Jenis pinjaman yang boleh dipohon melalui HRMIS ialah:

• Perumahan

• Komputer

• Kenderaan

Proses pinjaman di dalam HRMIS hanya sehingga cetakan borang permohonan, surat akuan terima dan surat tawaran. Pemilik Kompetensi perlu menghantar kesemua cetakan tersebut ke bahagian Sumber Manusia agensi masing-masing.

Jenis pinjaman yang boleh dipohon melalui HRMIS ialah:

• Perumahan

• Komputer

• Kenderaan

Proses pinjaman di dalam HRMIS hanya sehingga cetakan borang permohonan, surat akuan terima dan surat tawaran. Pemilik Kompetensi perlu menghantar kesemua cetakan tersebut ke bahagian Sumber Manusia agensi masing-masing.

3

Bagaimana Pemilik Kompetensi boleh memohon pinjaman seterusnya apabila pinjaman terdahulu telah selesai sedangkan mesej Tidak Layak dipaparkan semasa mengemukakan permohonan?

Setiap pinjaman melibatkan penghantaran dan penerimaan integrasi seperti berikut:

• Pinjaman Komputer – JPM

• Pinjaman Kenderaan –BSN

• Pinjaman Perumahan – BPP

Buat masa ini, Pemilik Kompetensi perlu memaklumkan kepada Pentadbir Pinjaman untuk mengemaskini status pinjaman dengan menyerahkan dokumen sokongan sebagai bukti tamat tempoh pembayaran.

Setiap pinjaman melibatkan penghantaran dan penerimaan integrasi seperti berikut:

• Pinjaman Komputer – JPM

• Pinjaman Kenderaan –BSN

• Pinjaman Perumahan – BPP/LPPSA

Buat masa ini, Pemilik Kompetensi perlu memaklumkan kepada Pentadbir Pinjaman untuk mengemas kini status pinjaman dengan menyerahkan dokumen sokongan sebagai bukti tamat tempoh pembayaran.

4

Siapakah yang perlu mendapat peranan Pentadbir Pinjaman?

Pegawai yang menguruskan pinjaman di agensi. Contoh : Pembantu Tadbir di bahagian.

Pegawai yang menguruskan pinjaman di agensi. Contoh : Pembantu Tadbir di bahagian.

5

Bagaimana Pemilik Kompetensi boleh memantau status permohonan di HRMIS?

Pemilik Kompetensi boleh melihat status tersebut berdasarkan langkah-langkah berikut :

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik pada submenu Pengurusan Pinjaman
• Klik pada submenu Semak Status Pinjaman

• Klik pada submenu Pemilik Kompetensi
• Masukkan ID/Nama Pemilik Kompetensi

Pemilik Kompetensi boleh melihat status tersebut berdasarkan langkah-langkah berikut :

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik pada submenu Pengurusan Pinjaman
• Klik pada submenu Semak Status Pinjaman

• Klik pada submenu Pemilik Kompetensi

Masukkan ID/Nama Pemilik Kompetensi

6

Di manakan proses pengemaskinian status yang tergantung di dalam HRMIS?

Proses permohonan yg. tidak lengkap perlukan pengemaskinian status di fungsi Data Sejarah.

Proses permohonan yg. tidak lengkap perlukan pengemaskinian status di fungsi Data Sejarah.

7

Mengapa masih perlu mencetak borang pinjaman?

Borang permohonan pinjaman masih perlu dicetak kerana ia perlu ditandatangani oleh pemohon dan pelulus sebelum proses pengeluaran bayaran dapat diteruskan.

Borang yang dicetak juga akan diperlukan untuk tujuan audit.

8

Mengapa masih perlu mencetak Surat Akuan Terima Pinjaman?

Ia perlu dicetak sebagai simpanan sendiri sebagai peminjam.

9

Adakah log bayaran pinjaman saya direkodkan di dalam HRMIS? Jika Ya, di mana saya boleh melihatnya?

Log bayaran pinjaman direkodkan di dalam HRMIS menerusi pautan berikut :

• Fungsi à Semak Status Pinjaman
• Pemohon Pinjaman
• Klik hyperlink Pinjaman Komputer
• Klik tab Papar Jadual Pembayaran Balik Pinjaman

10

Bagaimana kelayakan pinjaman di dalam HRMIS dikira?

Di dalam HRMIS, kelayakan pinjaman dikira berdasarkan syarat kelayakan pinjaman yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2009 iaitu

1. jumlah ansuran potongan bulanan tidak melebihi 1/3 dari gaji pokok
2. jumlah potongan termasuk potongan bagi pembiayaan komputer tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok dan elaun bulanan

Kedua-dua syarat ini ditentukan melalui maklumat gaji asas CO yang direkodkan di Profil Perkhidmatan.

11

Apakah maklumat yang diperlukan untuk menggunakan submodule pinjaman?

Maklumat yang diperlukan ialah :

1. Rekod Gaji Asas terkini
2. Maklumat sandangan (Pemohon mestilah terdiri daripada pegawai lantikan tetap)

12

Adakah proses pinjaman ini diintegrasikan dengan sistem di Jabatan Akauntan Negara?

Jabatan Akauntan Negara dan HRMIS JPA sedang dalam perancangan membangunkan sistem integrasi HRMIS-JANM menerusi projek 1GFMAS.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Sewaktu selenggara profil perkhidmatan, tempoh percubaan pemilik kompetensi telah dikemaskini tetapi tidak dipaparkan dalam profil perkhidmatan.

Paparan bagi perkara-perkara profil Perkhidmatan hanya memaparkan nama nilai yang aktif sahaja.

2

Semasa membuat sandangan baru atau putus sandang, berlaku pertindihan tarikh sandangan terdahulu kerana jawatan yang disandang dahulu telah disandang oleh orang lain dalam lingkungan tarikh yang sama.

• Pentadbir Sumber Manusia diminta menyemak Buku Perkhidmatan pemilik kompetensi (CO) yang terlibat dan pastikan maklumat tarikh yang betul untuk direkodkan.
• Apabila berlakunya pertindihan tarikh semasa melakukan aktiviti sandangan seseorang CO (sandangan baru atau putus sandang), agensi dipohon untuk menyemak maklumat sandangan CO yang bertindih itu. Sekiranya CO yang bertindih pada jawatan terdahlulu itu masih lagi di agensi yang sama, pentadbir sumber manusia di agensi masih boleh melakukan pengemaskinian tarikh seterusnya membolehkan sandangan baru atau putus sandang dapat dibuat.
• Sekiranya CO yang bertindih di jawatan terdahulu itu melibatkan agensi lain, sila hantar capture skrin masalah yang berlaku untuk dibuat pengemaskinian tarikh sandangan kerana kes-kes ini memerlukan capaian cross-agency.

Masalah sandangan bertindan

• Sekiranya tarikh tersebut silap , mohon perbetulkan mengikut tarikh sandangan dalam buku perkhidmatan.
• Sekiranya masalah masih belum dapat diselesai, hapus sandangan yang bertindan dan masukkan maklumat sandangan yang telah dihapuskan di menu SELENGGARA SEJARAH PERKHIDMATAN.

Masalah sandangan ada jurang tarikh

Hapus sandangan sebelum jurang tarikh dan masukkan maklumat sandangan yang telah dihapuskan di menu SELENGGARA SEJARAH PERKHIDMATAN.

Selenggara gaji CO langgar dinding

Kemaskini  item 25 dalam profil perkhidmatan sebelum kemaskini gaji langgar dinding.

Pentadbir boleh menggunakan HRMIS2.0 untuk menyelenggara gaji CO langgar dinding tanpa mengemaskini item 25  dalam Profil Perkhidmatan yang hanya terdapat pada HRMIS Klasik.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Kenapa saya tidak boleh masukkan maklumat 'Anak kandung'?

Maklumat suami/isteri perlu dimasukkan dan disahkan terlebih dahulu. Selepas disahkan, maklumat 'Anak kandung' bolehlah dimasukkan.

2

Kenapa status perkahwinan saya masih lagi Bujang walaupun telah berkahwin?

Status perkahwinan akan berubah setelah Pemilik Kompetensi mengemaskini maklumat pasangan di TAB KELUARGA.

3

Saya ingin masukkan maklumat Akademik tetapi semasa memilih Institusi, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan Institusi. Apa yang perlu saya lakukan?

Pemilik Kompetensi hendaklah menghantar email kepada pihak helpdesk JPA berserta softcopy sijil akademik yang ada menyatakan nama Institusi berkenaan.

4

Bolehkah anak /bapa angkat menggunakan eGL?

Boleh jika mendapat Pengesahan/kelulusan dari Jabatan Kebajikan Masyarakat. Pegawai perlu memuatnaik salinan softcopy Sijil Pengangkatan yang dikeluarkan oleh pihak JPN semasa menambah maklumat keluarga dalam Modul Rekod Peribadi atau mengemukakan salinan hardcopy Sijil Pengangkatan sekiranya diperlukan oleh pegawai yang mengesahkan maklumat anak angkat tersebut.

5

Apa itu Gemulah?

Seorang yang meninggal semasa dalam perkhidmatan atau pesaraan dinamakan GEMULAH.

6

Masalah berhubung kod tanggungan

Mohon CO atau pengesah rekod peribadi CO kemaskini maklumat kod tanggungan anak tersebut di menu Pengurusan Rekod Peribadi --> Kemaskini Rekod Peribadi --> Keluarga --> Pilih maklumat anak dan kemaskini maklumat kod tanggungan

7

Bagaimana untuk membetulkan  kesilapan maklumat 11 item CO baru diwujudkan.

CO boleh kemaskini kesilapan 11 item JPN tersebut di menu Kemaskini Rekod Peribadi > Data Peribadi (sekiranya ruangan tersebut masih boleh dikemaskini). Sekiranya CO boleh kemaskini maklumat tersebut, bermaksud data CO masih belum disahkan oleh JPN. Sekiranya ruangan untuk 11 item tersebut tidak boleh dikemaskini (data telah disahkan oleh JPN), CO perlu kemukakan salinan No.KP untuk semakan lanjut MO/ semakan semula JPN.

8

Mohon hapus rekod keluarga

Pentadbir rekod peribadi perlu hapuskan  rekod tersebut di menu Pentadbiran Sistem > Penyelenggaraan Rekod >Pengurusan Rekod Peribadi > Hapus Rekod Peribadi >  masukkan No.KP CO > pilih TAB maklumat yang hendak dihapuskan >  Klik pada rekod tersebut > Hapus.

Sekiranya rekod tersebut tidak boleh dihapuskan (telah digunakan dalam modul lain), pohon majukan masalah tersebut kepada pihak Helpdesk JPA berserta No.KP CO dan maklumat keluarga yang hendak dihapuskan.

Kaedah ini terpakai untuk kesemua tab lain dalam Modul Rekod Peribadi.

9

Bagaimana hendak kemaskini status perkahwinan CO:

• Dari berkahwin ke Belum Berkahwin?

• Dari Belum Berkahwin kepada Berkahwin

• Dari Berkahwin kepada Balu/Janda/Duda

Pohon kemukan No.KP CO yang bermasalah kepada Helpdesk JPA. Semakan akan dilakukan bagi memastikan status tersebut adalah sahih sebelum pengemaskinian dilakukan.

Status perkahwinan akan berubah secara auto setelah penambahan maklumat pasangan di Tab Keluarga dan maklumat tersebut disahkan oleh pengesah rekod peribadi tuan.

Pohon CO kemaskini Tarikh Kematian/Perceraian pada maklumat pasangan di Tab Keluarga.

10

Apakah fungsi Semakan Data?

Semakan Data memaparkan status berintegriti/tidak 21 data yang diKPIkan untuk elemen Pemurnian Data (melibatkan Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi) dalam Kamus KPI HRMIS. Paparan tersebut adalah data sehari lewat. Sekiranya data dikemaskini pada hari ini, pohon CO semak keesokan harinya untuk melihat status data tersebut.

11

Saya ingin masukkan maklumat Anugerah tetapi semasa memilih Nama Anugerah, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan. Apa yang perlu saya lakukan?

CO perlu mengemukakan salinan sijil anugerah tersebut untuk ditambah ke dalam HRMIS sekiranya perlu.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Siapakah yang boleh mengisi maklumat Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan bagaimana dengan Pegawai kontrak?

Semua Penjawat Awam atau Pemilik Kompetensi (Competency Owner atau CO) yang dikenali sebagai Pegawai Yang Dinilai (PYD) boleh mengisi maklumat SKT. Pegawai kontrak yang termasuk/diambilkira di dalam Waran Perjawatan boleh mengisi maklumat SKT.

-kekal-

2

Apakah pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT?

Pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT yang berkuatkuasa adalah Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2002 (Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan) dan telah dibuat pindaan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2009 (Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam) dan  Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 (Borang Laporan Penilaian Prestasi Khas Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam).

-kekal-

3

Bolehkah saya menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem tanpa menghantar kepada PPP saya?

Pemilik Kompetensi boleh menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem sebelum dihantar kepada PPP supaya ia boleh dikemaskini sekiranya berlaku pindaan atau tambahan maklumat.

-kekal-

4

Sekiranya saya cuti belajar, adakah saya perlu memasukkan maklumat SKT ke dalam sistem ini?

Maklumat SKT tidak perlu dimasukkan ke dalam sistem bagi Pemilik Kompetensi yang cuti belajar. Walaubagaimana pun, markah penilaian prestasi bagi Pemilik Kompetensi yang sedang cuti belajar perlu dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Penilaian Prestasi Bagi Tempoh Berkursus yang disenggara oleh Urusetia PPSM setelah mendapat maklumbalas melalui borang/secara manual dari Pensyarah IPTA berkenaan. Submodul Pengajian Modul Pembangunan (CDP) adalah berkaitan.

Maklumat SKT tidak perlu dimasukkan ke dalam sistem bagi Pemilik Kompetensi yang cuti belajar. Walaubagaimana pun, markah penilaian prestasi bagi Pemilik Kompetensi yang sedang cuti belajar perlu dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Penilaian Prestasi Bagi Tempoh Berkursus yang disenggara oleh Urusetia PPSM setelah mendapat maklumbalas melalui borang PSD Form/ secara manual dari Pensyarah IPTA berkenaan. Maklumat rekod pengajian perlu dikemaskini terlebih dahulu oleh pentadbir melalui Data Sejarah Pembangunan > Program Pengajian. Modul Pembangunan > Submodul Pengajian adalah berkaitan.

5

Saya baru bertukar jabatan, bolehkah saya terus menggunakan HRMIS untuk memasukkan SKT?

Sandangan perlu dilakukan ke Unit Organisasi atau Business Unit (BU) di jabatan yang baru terlebih dahulu sebelum diberi peranan dan capaian ke sistem HRMIS dan seterusnya perlu mendapatkan maklumat SKT di Unit Organisasi yang baru tersebut sebelum boleh memasukkan SKT.

-kekal-

6

Apakah maklumat yang wajib dilengkapkan untuk saya menggunakan sub modul SKT dan LNPT ini?

Maklumat Profil Perkhidmatan iaitu Skim Perkhidmatan, Gred Jawatan, Gred Gaji dan Mata Gaji perlu dikemaskini ke dalam sistem HRMIS sebelum menggunakan submodul SKT dan LNPT supaya Pemilik Kompetensi atau Pegawai Yang Dinilai akan mendapat paparan borang Penilaian Prestasi mengikut kumpulan yang betul/sepatutnya.

Maklumat Profil Perkhidmatan iaitu Skim Perkhidmatan, Gred Jawatan, Gred Gaji  perlu dikemaskini ke dalam sistem HRMIS sebelum menggunakan submodul SKT dan LNPT supaya Pemilik Kompetensi atau Pegawai Yang Dinilai akan mendapat paparan borang Penilaian Prestasi  mengikut kumpulan yang betul/sepatutnya.

7

Bolehkah saya menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaan saya untuk dimasukkan dalam SKT saya?

Pemilik Kompetensi yang diberi peranan sebagai Pegawai Penilai Pertama (PPP) atau Pegawai Penilai Kedua (PPK) mempunyai kemudahan untuk menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaannya. SKT daripada PYD tersebut perlulah disahkan terlebih dahulu.

Pemilik Kompetensi yang diberi peranan sebagai Pegawai Penilai Pertama (PPP) mempunyai kemudahan untuk menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaannya.  SKT daripada PYD tersebut perlulah disahkan terlebih dahulu.

8

Di manakah saya boleh mengesahkan aktiviti/projek SKT PYD saya?

Pengesahan aktiviti/projek SKT PYD di bawah seliaan PPP boleh disahkan melalui dua (2) cara, iaitu:

1. Melalui peti pesanan pengguna
2. Melalui menu SKT

-kekal-

9

Apa yang perlu saya lakukan jika dalam peti pesanan saya atau melalui modul SKT saya terdapat maklumat pemberitahuan untuk mengesahkan aktiviti/projek PYD yang bukan di bawah seliaan saya?

Pegawai boleh mendapatkan maklumat PPP sebenar PYD tersebut daripada Pegawai Tadbir Bahagian atau Pemilik Kompetensi yang diberi peranan sebagai System Administrator (Performance Management). System Administrator adalah pegawai yang menetapkan PPP/PPK kepada PYD tersebut. Seterusnya, majukan (forward) maklumat tersebut (di dalam peti pesanan) kepada PPP yang sebenar.

Pegawai boleh mendapatkan maklumat PPP sebenar PYD tersebut daripada Urusetia PPSM atau Pentadbir LNPT. Seterusnya, majukan (forward) maklumat tersebut (di dalam peti pesanan) kepada PPP yang sebenar.

10

Saya sebagai urusetia, bolehkah saya mendapatkan maklumat bagi pegawai yang sudah memasukkan SKT dan pegawai yang belum memasukkan SKT mereka?

Urusetia boleh mengeluarkan laporan berbentuk senarai bagi Pemilik Kompetensi yang sudah atau belum memasukkan SKT melalui 'Laporan  Senarai CO Yang Memasukkan SKT Melalui Aplikasi HRMIS', nota boleh didapati di dalam Portal HRMIS di bawah menu sesi pembelajaran.

Urusetia boleh mengeluarkan laporan berbentuk senarai bagi Pemilik Kompetensi yang sudah atau belum memasukkan SKT melalui 'Laporan Senarai CO Yang Memasukkan SKT Melalui Aplikasi HRMIS'.

11

Adakah SKT yang dicadangkan gugur oleh PYD boleh di hapuskan?

SKT yang dicadang untuk digugurkan jika klik butang simpan akan mempunyai status 'Cadangan Digugurkan' dan kotak untuk 'check box' akan di dim' kan.  Ini bermakna SKT yang telah dicadang untuk digugurkan tidak boleh dihapuskan sehingga dihantar kepada PPP. Apabila PPP mengesahkan, SKT tersebut akan dimasukkan ke dalam SKT yang Digugurkan.

SKT yang dicadang untuk digugurkan jika klik butang simpan akan mempunyai status 'Cadangan Digugurkan' dan kotak untuk 'check box' akan di dim' kan.  Ini bermakna SKT yang telah dicadang untuk digugurkan tidak boleh dihapuskan di peringkat PYD.

12

Bolehkah SKT yang telah diluluskan oleh PPP dikemaskini oleh PYD?

Ya, SKT yang telah disahkan(Status dari 'Memerlukan Pengesahan' -> 'Disahkan') masih boleh dikemaskini oleh PYD. Ini kerana proses SKT merupakan proses dua hala sepanjang tahun penilaian.

Status SKT 'Disahkan' akan menjadi 'Draf' semula dan PYD perlu klik butang hantar kepada PPP semula bagi membolehkan PPP mengesahkan semula SKT tersebut.

-kekal-

13

Berapa banyak aktiviti/program yang boleh dimasukkan ke dalam sistem SKT?

Bilangan aktiviti/ program yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tidak terhad. Walaubagaimana pun, hanya 300 aksara sahaja yang boleh ditaip untuk setiap aktiviti/program.

Bilangan aktiviti/ program yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tidak terhad.

14

Bagaimana untuk membuat perubahan pada aktiviti SKT yang telah disahkan oleh Pegawai Penilai?

Pengguna boleh terus membuat pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang SIMPAN. Aktiviti SKT tersebut akan berubah status kepada staus DRAF dan aktiviti tersebut perlu dihantar kepada Pegawai Penilai semula untuk disahkan.

-kekal-

15

Bagaimana untuk menghapuskan aktiviti SKT yang telah disahkan?

Aktiviti yang telah disahkan bermaksud telah mendapat maklum atau pengesahan daripada Pegawai Penilai. Hanya aktiviti SKT yang berstatus Draf sahaja yang boleh dihapuskan. Untuk menukar status aktiviti daripada Disahkan kepada Draf, pengguna perlu membuat sedikit pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang Simpan. Selepas aktiviti SKT berubah ke status Draf, PYD boleh klik pada checkbox aktiviti SKT dan klik butang Hapus.

-kekal-

16

Pada paparan Sasaran Kerja Tahunan, apabila klik Hantar, dipaparkan mesej ‘Tiada Perancangan Baru’.

Apakah maksud ini?

Tiada apa-apa perubahan atau penambahan kepada aktiviti SKT sedia ada.

-kekal-

17

PYD saya tidak mengisi maklumat SKT, bolehkah saya membuat penilaian LNPT beliau?

Setiap PYD hendaklah mengisi maklumat SKT dan menghantar SKT tersebut untuk disahkan oleh PPP terlebih dahulu. Sistem hanya akan mewujudkan/mencipta Penilaian Prestasi PYD setelah PYD ‘klik’ butang ok.

PPP tidak dapat membuat penilaian kerana proses hantar LNPT ke PPP tidak dibenarkan jika terdapat status SKT PYD tidak diisi atau tidak lengkap atau tidak mengisi Pencapaian akhir tahun dan tidak Disahkan.

18

Adakah SKT semua PYD akan disenaraikan dalam skrin Pengesahan Pegawai Yang Dinilai walaupun PYD tersebut belum mencipta SKT baru / belum menghantar SKT kepada Pegawai Penilai Pertama untuk pengesahan?

Pada menu pengesahan, paparan Pegawai Penilai Pertama akan menyenaraikan Senarai Pegawai Yang Diselia di bawah PPP dan sentiasa terdapat hyperlink pada setiap nama PYD tersebut bertujuan supaya PPP dapat melihat dan memantau SKT PYD dari semasa ke semasa.

Sekiranya PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik Teruskan, sistem memaparkan mesej 'SKT untuk tahun prestasi 2010 tidak wujud', ini bermaksud PYD tersebut belum membuat atau memasukkan aktiviti SKT beliau pada tahun tersebut.

Jika PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik Teruskan, sistem memaparkan senarai SKT PYD, ini bermaksud PYD telah memasukkan SKT beliau.

Walaubagaimana pun, STATUS pada aktiviti SKT perlulah diberi perhatian kerana membawa maksud seperti berikut:

1. DRAF - aktiviti SKT dalam simpanan PYD dan belum Klik HANTAR untuk pengesahan PPP.

1. MEMERLUKAN PENGESAHAN - PYD telah klik

      HANTAR    kepada PPP dan memerlukan  

      pengesahan daripada PPP.

1. DISAHKAN - aktiviti SKT PYD telah disahkan oleh PPP.

Sebagai tambahan, pada paparan senarai pegawai yang diselia terdapat lajur STATUS sebagai indicator kepada PPP untuk mengambil tindakan.

Pada menu pengesahan, paparan Pegawai Penilai Pertama akan menyenaraikan Senarai Pegawai Yang Diselia di bawah PPP dan sentiasa terdapat hyperlink pada setiap nama PYD tersebut bertujuan supaya PPP dapat melihat dan memantau SKT PYD dari semasa ke semasa.

Sekiranya PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik Teruskan, sistem memaparkan mesej 'SKT untuk tahun prestasi 2016 tidak wujud', ini bermaksud PYD tersebut belum membuat atau memasukkan aktiviti SKT beliau pada tahun tersebut.

Jika PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik Teruskan, sistem memaparkan senarai SKT PYD, ini bermaksud PYD telah memasukkan SKT beliau.

Walaubagaimana pun, STATUS pada aktiviti SKT perlulah diberi perhatian kerana membawa maksud seperti berikut:

1. DRAF - aktiviti SKT dalam simpanan PYD dan belum Klik HANTAR untuk pengesahan PPP.

1. MEMERLUKAN PENGESAHAN - PYD telah klik

      HANTAR    kepada PPP dan memerlukan  

      pengesahan daripada PPP.

1. DISAHKAN - aktiviti SKT PYD telah disahkan oleh PPP.

Sebagai tambahan, pada paparan senarai pegawai yang diselia terdapat lajur STATUS sebagai indicator kepada PPP untuk mengambil tindakan.

19

Saya telah mengemaskini SKT dan telah berjaya dihantar kepada PPP. Tetapi PPP saya tidak menerima dalam inbox nya?

Mesej aliran kerja kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP) selepas PYD klik Hantar kepada PPP. Oleh itu, rekod aliran kerja akan berada di peti pesanan(inbox) PPP, dan PPP boleh mengambil tindakan daripada inbox. Selain itu, PPP juga boleh mengambil tindakan melalui menu PPP. Jika aktiviti tidak melibatkan penambahan KPI (hanya kemaskini),aplikasi memaparkan mesej ‘Berjaya Dihantar’ tanpa mesej aliran kerja dan PPP boleh mengambil tindakan di menu PPP.

Dicadangkan PPP menyemak dan mengambil tindakan pengesahan SKT PYD di menu PPP iaitu:

HRMIS Klasik/HRMIS Internet/HRMISOne/HRMISJPM

Menu: Pengurusan Prestasi > Laporan Penilaian Prestasi Tahunan > Penilaian Prestasi Tahunan > Sasaran Kerja Tahunan > Pegawai Penilai Pertama > Senarai Pegawai Yang Dinilai > Pengesahan

-minta dikeluarkan-

20

Bolehkan saya mengesahkan SKT 2016 pegawai seliaan saya pada tahun berikutnya contoh 2017.

Boleh, PPP hanya perlu tukar default Tahun semasa (iaitu 2017) kepada tahun 2016 dan klik butang Teruskan untuk sistem memaparkan senarai aktiviti SKT PYD pada tahun 2016.

-baru-

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

Apakah peranan untuk mengakses Fungsi Tatatertib?

Peranan yang terlibat adalah Pentadbir Tatatertib Agensi.

Peranan ini diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap maklumat tatatertib di agensi.

[1209] - Data Sejarah()

[120910] - Pengurusan Komunikasi Dan Tatatertib Pekerja()

[12091001] - Pengurusan Tatatertib()

[576] -  Pentadbir Tatatertib Agensi

Kes bagaimana yang boleh direkodkan ke dalam HRMIS?

Kes-kes yang telah selesai hendaklah direkodkan ke dalam HRMIS. Walau bagaimanapun, kes-kes yang belum selesai juga digalakkan untuk direkodkan ke dalam HRMIS. Namun, Status Keseluruhan Kes akan direkodkan sebagai Belum Selesai.

Tiada jenis prosedur bagi surcaj, tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan, pegawai yang tertakluk kepada perintah tahanan, pegawai yang tertakluk kepada prosiding jenayah dan penamatan perkhidmatan demi kepentingan awam

Pelaksanaan Fungsi Tatatertib kepada semua agensi bagi Tahun 2015 yang diarahkan oleh Bahagian Perkhidmatan (BK), JPA mengkhususkan kemasukan data tatatertib jenis prosedur Kes Am sahaja.

Walau bagaimana pun, input dan maklum balas dari agensi amat dialukan bagi proses penambahbaikan pada masa akan datang. Bagi perkara-perkara yang melibatkan prosedur dan proses, agensi perlulah berhubung dengan BK untuk sebarang penambahan maklumat yang diperlukan sebelum ia dimasukkan ke dalam sistem HRMIS.

Apakah peraturan/akta/pekeliling yang berkaitan tatatertib untuk rujukan?

Peraturan yang berkaitan tatatertib adalah seperti berikut:

1. Peraturan - Peraturan Pegawai Awam

( Kelakuan & Tatatertib ) 1993 -  P.U.(A) 395/1993

1. Peraturan - Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 -  U.(A) 396/1993

Lain-Lain Peraturan / Akta

1. Seksyen 18 - Akta Acara Kewangan 1957
2. Arahan Perbendaharaan 1970
3. Akta Rahsia Rasmi 1980
4. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 – P.U.(A)176/2005 Berkuat Kuasa 1.5.2005
5. Perintah-Perintah Am Bab `B’, `C’, `E’, `F’ Dan `G’
6. Pekeliling/ Surat Pekeliling / Surat Pekeliling Am / PKPA / Surat Edaran Dan Akta Berkaitan

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Apakah yang perlu dilakukan jika keluar mesej “Maklumat Tidak Dapat Dipaparkan Sama Ada

Kerana :- Peraturan di Selenggara Kelayakan Tuntutan ATAU Maklumat Profil Tidak Lengkap” pada tab Senarai Tuntutan semasa memohon Elaun Perjalanan Dalam Negeri?

Terdapat dua senario yang telah dikenal pasti:

• Di dalam HRMIS, sandangan CO adalah memangku. Pentadbir perlu memasukkan gred pemangkuan CO berdasarkan langkah-langkah berikut dengan peranan Service Profile Administrator (Service Profile)

• Klik pada menu Pentadbiran Sistem

• Klik submenu Penyelenggaraan Rekod

• Klik submenu Profil Perkhidmatan

• Klik submenu Selenggara Sandangan

• Klik submenu Melalui Pemilik Kompentensi

• Masukkan Nombor KP/Polis/Tentera atau COID

• Klik menu Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi
• Klik Tambah dan masukkan maklumat sandangan yang dikehendaki

• Klik Kod Status Sandangan dan Masukkan Gred Pemangkuan yang dikehendaki

• Penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat belum ditetapkan pada tarikh permohonan. Mohon maklumkan kepada Pentadbir Tuntutan Pusat (di JPA) untuk pengemaskinian penetapan agensi.

Dua sebab mesej berkenaan dipaparkan :

• 1) Sandangan CO adalah Memangku. Pentadbir perlu memasukkan gred pemangkuan CO berdasarkan langkah-langkah berikut dengan peranan Service Profile Administrator (Service Profile)

• Klik pada menu Pentadbiran Sistem
• Klik submenu Penyelenggaraan Rekod
• Klik Fungsi à Profil Perkhidmatan à Selenggara Sandangan à Melalui Pemilik Kompetensi
• Masukkan Nombor KP/Polis/Tentera atau COID, klik di ruangan kosong paparan sehingga butiran CO keluar
• Klik tab Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi
• Di bawah kolum ID Sandangan, klik ID sandangan CO yang terkini (biasanya yang terakhir)
• Di bawah kolum Kod Status Sandangan, klik hyperlink 03 yang menunjukkan sandangan memangku.
• Di paparan seterusnya, klik butang Tambah.
• Di bahagian TAMBAH GRED PEMANGKUAN / PEMINJAMAN, di Gred Pemangkuan/Peminjaman, klik butang Cari
• Isikan Kod Klasifikasi Perkhidmatan CO, kod Jenis Perkhidmatan = Skim Saraan Malaysia, kod Jenis Perkhidmatan CO dan klik butang Teruskan.
• Klik radio button gred memangku CO sekarang. Gred memangku CO, bukan gred semasa.
• Selepas gred memangku yang dipilih itu dipaparkan di kotak carian tadi, isikan tarikh kuatkuasa dan tarikh luput (31/12/9999)
• Klik butang Hantar.
• Klik butang Kemaskini.

• Penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat belum ditetapkan pada tarikh permohonan.

Pentadbir HRMIS agensi perlu memaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk tindakan pemilik modul.

2

Mengapa mesej “Sila kemaskini Rekod Cawangan Bank di Modul Pengurusan Rekod Peribadi” dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi memilih Kaedah Pembayaran Tuntutan pada paparan Maklumat Permohonan Tuntutan?

Pemilik Kompetensi perlu menyelenggaran maklumat cawangan bank berdasarkan langkah-langkah berikut :

• Klik pada menu Pengurusan Rekod Peribadi
• Klik submenu Rekod Peribadi

• Klik submenu Kemaskini Rekod Peribadi

• Klik pada menu Akaun

• Klik pada hyperlink Nama Bank/Institusi yang berkenaan

• Klik butang Cari pada ruangan Cawangan

• Pilih Negeri bank berkenaan
• Pilih Bandar bank berkenaan

• Klik pada Radio Button bagi cawangan bank

• Klik butang Hantar

Pemilik Kompetensi perlu mengisi sendiri maklumat nombor akaun bank dan cawangan bank berdasarkan langkah-langkah berikut :

• Klik pada menu Pengurusan Rekod Peribadi
• Klik submenu Rekod Peribadi

• Klik submenu Kemaskini Rekod Peribadi

• Klik pada menu Akaun

• Klik pada hyperlink Nama Bank/Institusi yang berkenaan

• Klik butang Cari pada ruangan Cawangan

• Pilih Negeri bank berkenaan
• Pilih Bandar bank berkenaan

• Klik pada radio button bagi cawangan bank

• Klik butang Hantar

*Jika cawangan bank tidak tersenarai, memadai dengan memilih ibu pejabat (HQ) bank berkenaan. Kebiasaannya di Kuala Lumpur.

3

Mengapa mesej “Sila kemaskini Profil Perkhidmatan dan Sandangan CO” dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi memilih tab Papar Maklumat Gaji?

Masalah tersebut berpunca daripada maklumat pada No. Gaji yang tidak diselenggara oleh Payroll Administrator Federal/State Government. Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk mengemaskini No. Gaji Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik submenu Pemprosesan Gaji
• Klik submenu Fail Induk Gaji
• Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji
• Masukkan No KP

• Klik Teruskan
• Masukkan No Gaji yang betul

• Klik pilihan Cara Pembayaran : Kredit Ke Bank
• Klik Hantar

Mesej tersebut dipaparkan kerana maklumat No. Gaji tidak diselenggara oleh Payroll Administrator Federal/State Government. Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk mengemas kini No. Gaji Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik submenu Pemprosesan Gaji
• Klik submenu Fail Induk Gaji
• Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji
• Masukkan No KP

• Klik Teruskan
• Masukkan No Gaji yang betul

• Klik pilihan Cara Pembayaran : Kredit Ke Bank
• Klik Hantar

4

Mengapa elaun memangku tidak dipaparkan pada tab Papar Maklumat Gaji sedangkan sandangan Pemilik Kompetensi adalah memangku ?

Masalah tersebut berpunca daripada maklumat pada elaun memangku yang tidak dikemaskini oleh Payroll Administrator Federal/State Government. Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk mengemaskini elaun memangku Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik submenu Pemprosesan Gaji

• Klik submenu Fail Induk Gaji

• Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji
• Masukkan No KP

• Klik Teruskan

• Klik hyperlik Pendapatan

• Klik Teruskan

• Klik Tambah

• Masukkan Amaun yang betul

• Klik Hantar

Elaun memangku tidak dipaparkan kerana maklumat tersebut tidak dikemas kini oleh Payroll Administrator Federal/State Government .

Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah / mengemas kini  maklumat elaun memangku Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
• Klik submenu Pemprosesan Gaji

• Klik submenu Fail Induk Gaji

• Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji
• Masukkan No KP

• Klik Teruskan

• Klik hyperlik Pendapatan

• Klik Teruskan

• Klik Tambah

• Masukkan Amaun yang betul

• Klik Hantar

5

Mengapa Pemilik Kompetensi yang menanggung kerja tidak ditolak 2 jam 15 minit daripada tuntutan Bayaran Lebih Masa?

Pemilik Kompetensi perlu menyemak status permohonan tuntutan. Mengikut Arahan Perbendaharaan 100(a,b), tuntutan hanya boleh dipohon sekali sebulan sahaja. Jika status seperti Tidak Disahkan, Disemak dan Tidak Diterima dsb, Pemilik Kompetensi memang tidak dibenarkan mengemukakan permohonan tuntutan buat kali kedua.

Jika penyelia ingin mengkuiri tuntutan Pemilik Kompetensi, status Penjelasan perlu diambil supaya Pemilik Kompetensi boleh mengemukakan permohonan seterusnya.

Bagi kes Pemilik Kompetensi yang menanggung tugas, sistem tidak menolak 2 jam 15 minit secara automatik kerana tiada penetapan atau indikator bahawa pemilik kompetensi tersebut sedang menanggung kerja di ruangan ‘Tanggung Kerja’ pada muka surat depan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa yang dijana dari HRMIS.

6

Mengapa masih perlu mencetak borang tuntutan?

CO perlu mencetak dan menandatangani borang tuntutan yang dijana melalui sistem bagi tujuan pemantauan audit.

Walau bagaimanapun, kemudahan muat naik dokumen sokongan telah disediakan. Walaubagaimanapun, CO perlu membuat salinan dan pengesahan salinan secara fizikal dan dihantar bersama-sama borang tuntutan.

CO perlu mencetak dan menandatangani borang tuntutan yang dijana melalui sistem bagi tujuan pemantauan audit.

Walau bagaimanapun, kemudahan muat naik dokumen sokongan telah disediakan tetapi CO masih perlu membuat salinan dan pengesahan salinan secara fizikal dan dihantar bersama-sama borang tuntutan.

7

Mengapa kelayakan kelas saya salah?

Tidak berlaku lagi kerana ralat penetapan kelas kenderaan telah dibetulkan.

Tapi untuk jawapan, ini dia :

Kelayakan kelas kenderaan yang ditetapkan sistem salah berkemungkinan disebabkan maklumat mata gaji di Profil Perkhidmatan tidak dikemas kini. Disebabkan itu, sistem tidak dapat membuat perbandingan secara tepat di antara CC kenderaan yang dimasukkan dengan mata gaji.

8

Saya menanggung kerja, tetapi sistem tidak menolak 2 jam 15 minit.

Sistem tidak menolak 2 jam 15 minit secara automatik kerana tiada penetapan atau indikator bahawa pemilik kompetensi tersebut sedang menanggung kerja di ruangan ‘Tanggung Kerja’ pada muka surat depan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa yang dijana dari HRMIS.

9

Saya merupakan pegawai di Negeri Selangor. Hari Ahad merupakan cuti Hujung Minggu. Jika hari Ahad juga merupakan cuti umum, bagaimana kelayakan tuntutan bayaran lebih masa saya? Adakah dikira cuti umum atau cuti hujung minggu?

Dikira cuti hujung minggu.

*Noor, tolong sahkan huhu.. TQ

10

Apakah jenis tuntutan yang boleh dilakukan menerusi HRMIS?

Jenis-jenis tuntutan yang boleh dimohon melalui HRMIS Klasik dan HRMIS2.0 adalah :

1. Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri
2. Tuntutan Perjalanan Luar Negeri
3. Bayaran Kerja Lebih Masa
4. Elaun Pakaian Panas
5. Bayaran Pakaian Istiadat
6. Bayaran Pakaian Menghadiri Upacara Rasmi
7. Bayaran Pakaian Black Tie
8. Skim Pembiayaan Keahlian Kelab Rekreasi Dan Sukan
9. Bayaran Bantuan Mengurus Jenazah
10. Bayaran Pengangkutan Jenazah
11. Elaun Keahlian Badan Profesional
12. Bayaran Bil (Elektrik, Air, Telefon)
13. Skim Bayaran Pampasan (Ex-Gratia)
14. Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah Dan Fasilitator Sambilan
15. Bayaran Urusan Peperiksaan Perkhidmatan Kerajaan Dan Penilaian Tahap Kecekapan
16. Bayaran Mentashih Al-Quran
17. Bayaran Ganjaran Pegawai Kontrak
18. Bayaran Saguhati Persidangan
19. Bayaran Saguhati Kepada Penulis Artikel Dalam Jurnal Parlimen Dewan
20. Elaun Bantuan Gaji Drebar
21. Bayaran Bil Telefon Bimbit
22. Bayaran Balik Letak Kereta
23. Tambang Mengunjungi Wilayah Asal Bagi Pegawai Yang Bertukar Wilayah
24. Bayaran Insentif Klinik Selepas Waktu Pejabat (BIKSWP)
25. Elaun Tugas Memandu Kenderaan

Saya merupakan gred pelaksana tetapi mesej Ända tidak layak memohon bayaran lebih masa”. Mengapa ia terjadi?

Mesej tersebut dipaparkan kerana jabatan / agensi (BU) CO belum disetkan sebagai penerima penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat pada tarikh permohonan.

Pentadbir HRMIS agensi perlu memaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk tindakan pemilik modul.

Kelayakan kadar hotel / elaun makan/ elaun lojing salah.

Jika perkara ini berlaku, sila semak maklumat gred sandangan dan mata gaji semasa di Profil Perkhidmatan.

Tiada butang “Tambah” pada Selenggara Kenderaan.

Pemilik Kompetensi perlu membuang tanda tick tanda tick pada peranan Claim Administrator.

Apabila klik tab senarai tuntutan, keluar mesej “Maklumat di ruangan Kenyataan Tuntutan tidak Berjaya disimpan sepenuhnya”. Mengapa ia terjadi?

Mesej tersebut dipaparkan kerana jabatan / agensi (BU) CO belum disetkan sebagai penerima penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat pada tarikh permohonan.

Pentadbir HRMIS agensi perlu memaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk tindakan pemilik modul.

Perbezaan Bayaran Balik Letak Kenderaan dan Bayaran Letak Kereta.

Bayaran Balik Letak Kenderaan ialah bayaran tetap bulanan yang dijelaskan oleh pegawai kepada pengusaha parkir awam yang mengenakan bayaran kepada kenderaan yang diletakkan di kawasan berbayar tersebut. Had tuntutan maksimum bagi Bayaran Balik Letak Kenderaan ialah RM90 sebulan.

Sementara Bayaran Letak Kereta ialah bayaran yang dijelaskan oleh pegawai setiap kali dia meletakkan kenderaannya di kawasan parkir secara tidak tetap (sekali-sekala). Tiada had tuntutan maksimum bagi Bayaran Letak Kereta.

Mengapa agensi saya tidak dapat membuat permohonan tuntutan?

Ia berlaku kerana penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat belum ditetapkan pada tarikh permohonan.

Pentadbir HRMIS agensi perlu memaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk tindakan pemilik modul.

Agensi saya ada sistem Pengurusan Maklumat Pegawai.. Bolehkah digunakan untuk diintegrasikan dengan HRMIS untuk melaksanakan modul tuntutan?

Buat masa ini, sistem seperti itu tidak boleh diintegrasikan dengan HRMIS untuk pelaksanaan modul Tuntutan kerana fungsi ini hanya menggunakan maklumat dan data yang terdapat di dalam HRMIS sahaja.

Bagaimana pelaksanaan pegawai shift dalam pengiraan Bayaran Lebih Masa?

Pelaksanaan pegawai shift dalam pengiraan Bayaran Lebih Masa ditentukan melalui penetapan Waktu Asas Bekerja di Profil Perkhidmatan.

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Bagaimana cuti luput di kira di dalam HRMIS?

Pengiraan cuti luput dalam HRMIS adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 di mana cuti tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga sekiranya tidak diambil. Walau apa pun kaedah pengumpulan yang terpakai kepada seseorang pegawai itu, jumlah hari cuti rehat yang boleh dikumpul bagi GCR ialah sebanyak 15 hari atau setengah daripada kadar cuti rehat yang layak bagi tahun tersebut, mengikut mana yang kurang.

2

Isteri saya baru bersalin. Bagaimana saya ingin memohon Cuti Isteri Bersalin melalui HRMIS?

Permohonan Cuti Isteri Bersalin boleh dilaksanakan melalui HRMIS dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Permohonan Cuti >> Pemohon Cuti
2. Pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Tidak Berekod dan Jenis Cuti sebagai Cuti Isteri Bersalin
3. Klik butang TERUSKAN
4. Masukkan semua maklumat yang bertanda * iaitu Tarikh Mula Cuti, Tarikh Akhir Cuti, Tarikh Isteri Bersalin, Waktu Isteri Bersalin, Waktu Pejabat (Mula) dan Waktu Pejabat (Akhir)
5. Muat naik dokumen sokongan dengan klik butang TAMBAH di ruang SENARAI DOKUMEN SOKONGAN
6. Lengkapkan maklumat Dokumen Sokongan yang diperlukan di skrin MUAT NAIK FAIL dan klik butang MUAT NAIK
7. Klik butang HANTAR
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

3

Saya telah memohon cuti, tetapi Penyokong tidak mendapat permohonan cuti saya di peti pesanan beliau. Bagaimana kaedah untuk saya menyelesaikan masalah ini?

Penyokong tidak menerima permohonan cuti di peti pesanan beliau disebabkan banyak faktor termasuk masalah capaian ke HRMIS. Bagi menyelesaikan masalah ini, Pemohon perlu merujuk perkara ini kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Kemaskini Transaksi Aliran Kerja bagi kod Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan).

4

Penyokong dan Pelulus Cuti saya telah bertukar. Bagaimana saya ingin menukarkan di dalam HRMIS?

Maklumat Penyokong dan Pelulus Cuti boleh ditukar melalui kaedah berikut:

1. Merujuk kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Selenggara Aliran Kerja yang berkenaan untuk semua jenis cuti.

2. Melalui kaedah user-selection untuk Cuti Rehat sahaja di mana pemohon perlu klik hyperlink Penyokong Cuti/Pelulus Cuti dan memilih Penyokong Cuti/Pelulus Cuti yang sepatutnya dengan memilih Melalui Paparan Hierarki atau Melalui Senarai. Walau bagaimanapun, kaedah ini hanya penyelesaian sementara kerana sekiranya Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan) dan LV-002 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Kelulusan) tidak di selenggara, Nama Penyokong dan Pelulus lama masih akan terpapar bagi permohonan cuti yang baharu ingin dipohon.

5

Bagaimanakah kaedah untuk merekodkan cuti-cuti bagi tahun sebelum di dalam HRMIS?

Untuk tujuan merekodkan maklumat sejarah cuti, Pentadbir Cuti Agensi perlu mewujudkan Kelayakan Cuti bagi tahun yang berkenaan terlebih dahulu dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem >> Data Sejarah >> Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran >> Pengurusan Cuti >> Maklumat GCR
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik butang TAMBAH
6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

Setelah Kelayakan Cuti bagi Tahun berkenaan berjaya diwujudkan,  rekodkan maklumat Sejarah Cuti melaui langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pegurusan Cuti > Maklumat Sejarah Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Klik butang TERUSKAN
4. Klik butang TAMBAH
5. Pilih Tahun yang berkenaan
6. Masukkan Jenis Cuti, Tarikh Mula Cuti dan Tarikh Akhir Cuti bagi tahun berkenaan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

6

Bolehkah permohonan cuti dibuat melangkau tahun di HRMIS?

Cuti-cuti Lain SELAIN Cuti Rehat BOLEH dimohon melangkau tahun melalui HRMIS dengan syarat kelayakan bagi cuti-cuti berkenaan telah dijana.

7

Sekiranya Kelayakan Cuti saya di HRMIS tidak tepat, apakah yang patut saya lakukan?

Kelayakan Cuti CO di HRMIS menjadi tidak tepat disebabkan oleh Pentadbir Cuti Agensi belum/tidak mengemaskini Kelayakan Cuti CO berkenaan sekiranya CO ada mengambil cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti pada tahun yang berkenaan. Cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti adalah:

1. Apa-apa jenis Cuti Tanpa Gaji
2. Cuti Separuh Gaji
3. Cuti Belajar/Berkursus melebihi 3 bulan
4. Cuti Haji
5. Cuti Tibi/Kusta/Barah

Apabila permohonan cuti-cuti tersebut telah diluluskan, Pentadbir Cuti Agensi perlu mengemaskini maklumat Kelayakan Cuti bagi tahun-tahun yang bekenaan melalui langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Kelayakan Cuti >> Selenggara Kelayakan Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
6. Pilih Sebab-sebab Lain
7. Klik butang TERUSKAN
8. Kemaskini maklumat Kelayakan Tahun Semasa (B) dengan nilai yang tepat
9. Klik butang SIMPAN
10. Klik OK pada mesej yang terpapar

8

Sekiranya maklumat jumlah Cuti Diambil tidak sama dengan jumlah cuti di Status Permohonan Cuti, apakah yang patut saya lakukan?

CO perlu merujuk kepada Pentadbir Cuti Agensi di mana Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Kelayakan Cuti >> Selenggara Kelayakan Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
6. Pilih Sebab-sebab Lain
7. Klik butang TERUSKAN
8. Klik OK sekiranya mesej ‘Maklumat kelayakan tidak betul. Sekiranya ingin mengemaskini secara auto klik OK atau Cancel secara manual’ terpapar
9. Setelah maklumat Cuti Diambil (D) telah tepat, klik butang SIMPAN
10. Klik OK pada mesej yang terpapar

9

Rekod GCR dan cuti di bawa ke hadapan tidak direkodkan di dalam HRMIS dengan tepat kerana agensi-agensi sebelum ini tidak merekodkannya di dalam HRMIS. Apakah yang perlu saya lakukan?

Untuk tujuan merekodkan maklumat GCR dan cuti di bawa ke hadapan bagi tahun-tahun sebelum, Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem >> Data Sejarah >> Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran >> Pengurusan Cuti >> Maklumat GCR
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik butang TAMBAH
6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

10

Dimana saya perlu selenggara kelayakan cuti-cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas. Apa beza menu di Data Sejarah dan Kelayakan Cuti?

Menu Data Sejarah digunakan untuk memasukkan maklumat transaksi cuti dan maklumat GCR yang TELAH DILULUSKAN sahaja dan telah menjadi maklumat sejarah/telah berlalu.

Berikut adalah jadual perbezaan penyelenggaraan kelayakan cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas (sejarah cuti):

11

Saya telah setkan aliran kerja bagi LV003 dan LV004, tetapi apabila Penyokong telah menyokong cuti sakit, ralat berikut terpapar: “Tiada Penetapan Aliran Kerja LV004”. Mengapa?

Aliran Kerja bagi Cuti Sakit dan Cuti Rehat adalah BERBEZA. Aliran Kerja LV004 perlu disetkan daripada PENYOKONG kepada PELULUS dan BUKAN daripada PEMOHON kepada PELULUS seperti Aliran Kerja LV002.

12

Apakah jenis-jenis Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS?

Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS adalah seperti berikut:

1. Cuti Gantian
2. Cuti Latihan Pasukan Sukarela
3. Cuti Menghadiri Latihan Atau Khemah Tahunan Pertubuhan / Persatuan
4. Cuti Lain-lain Kursus
5. Cuti Menghadiri Latihan Syarikat Kerjasama
6. Cuti Untuk Mengambil Peperiksaan
7. Cuti Untuk Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/ Sukan
8. Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Yang Menderma Organ
9. Cuti Tugas Khas (Perubatan)
10. Cuti Rombongan Kebudayaan
11. Cuti Mesyuarat Mbk/Mbj
12. Cuti Isteri Bersalin
13. Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat
14. CTR Bagi Pegawai Yang Dilantik Sebagai Jurulatih PLKN
15. Cuti Menghadiri Perbicaraan Mahkamah Di Luar Stesen
16. Cuti Tanpa Rekod Perayaan Vaisakhi

13

Saya telah menghantar maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa kepada Penyemak tetapi mendapati terdapat maklumat yang ingin dibetulkan. Apakah yang patut saya lakukan?

CO perlu memaklumkan kepada Penyemak untuk memulangkan semula maklumat tersebut kepada CO dan Penyemak perlu melaksanakan langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa >> Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
4. Pilih 'Untuk Pembetulan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
5. Klik butang HANTAR

CO akan terima makluman untuk pembetulan melalui peti pesanan dan

CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

Namun sekiranya Penyemak telah menyemak maklumat waktu kerja lebih masa CO tersebut dan telah klik butang HANTAR untuk hantar kepada Pengesah, Pengesah perlu melaksanakan langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa >> Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
4. Pilih 'Tidak Disahkan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
5. Klik butang HANTAR

Melalui kaedah ini, CO akan terima makluman tidak disahkan melalui peti pesanan dan CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

14

Bagaimana saya ingin menghapuskan rekod permohonan keluar pejabat?

Permohonan keluar pejabat yang telah dihantar hanya bleh dihapuskan/dibatalkan oleh Pentadbir Cuti Agensi melalui menu Kemaskini Permohonan Keluar Pejabat.