LNPT

Modul / Submodul / Fungsi : LNPT

FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

Bagaimana saya boleh mengetahui siapa Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) saya?

PPP dan PPK akan ditentukan oleh Unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pemilik Kompetensi yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian bawah skrin kemasukan SKT (User Interface – UI) masing-masing melalui submodul PM-LNPT HRMIS. Sekiranya nama PPP yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

PPP dan PPK akan ditentukan oleh Unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pentadbir LNPT yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian Ulasan PPP dan Bahagian Ulasan PPK. Sekiranya nama PPP/PPK yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

Bolehkah saya mengetahui markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP saya?

Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan ‘checkbox (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di Bahagian VIII-Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama.

Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan ‘checkbox (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di Bahagian-Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama.

Siapakah Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)?

Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia ditentukan

oleh agensi sendiri

yang lazimnya adalah terdiri daripada personel di Unit Prestasi Bahagian

Sumber Manusia dan diberi peranan sebagai Urusetia (Performance Management Secretariat)

Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia ditentukan oleh agensi sendiri yang lazimnya adalah terdiri daripada personel di Unit Prestasi Bahagian Sumber Manusia dan diberi peranan sebagai Urusetia (Performance Management Secretariat). Peranan urusetia PPSM dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002.

Sekiranya saya sebagai urusetia, di mana saya boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu?

Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan tahun yang dikehendaki. Walaubagaimana pun, urusetia PPSM perlulah mempunyai peranan sebagai pentadbir Historical Data Administrator (Performance Management) bagi membolehkan maklumat tersebut diperoleh.

Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan maklumat IC PYD dan tahun yang dikehendaki. Peranan Historical Data Administrator (Performance Management) adalah berkaitan.

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya untuk tahun 2009 melalui submodul LNPT ini sekiranya saya bercuti belajar pada awal Julai 2009?

Tempoh Julai hingga Disember adalah mencukupi enam (6) bulan bagi membolehkan PPP yang baru menilai PYD. Walaubagaimana pun, Sektor/Cawangan/Bahagian atau Unit Organisasi boleh menentukan siapa PPP yang berhak menilai PYD tersebut.

-kekal-

Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya di jabatan lama setelah saya berpindah ke jabatan baru?

Peranan sebagai PPP/PPK di jabatan baru perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh menilai PYD di jabatan lama sekiranya masih ditetapkan sebagai PPP/PPK kepada PYD di jabatan lama.

-kekal-

Untuk LNPT, kenapa No. KP CO akan berada pada ruangan No. KPT apabila CO ingin memaparkan LNPT yang telah dihantar. Apakah maksud KPT itu?

No. KPT adalah merujuk kepada Nombor Kad Pengenalan Terperinci iaitu nombor. K/P yang mempunyai 12 digit.

Untuk pengetahuan,CO yang lahir sebelum tahun 1978 mempunyai dua (2) nombor kad pengenalan (No.K/P lama yang mempunyai tujuh (7) atau lapan(8) digit dan No. KPT).

-kekal-

Adakah PPK boleh meminda markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP kepada PYD?

Tidak. PPK tidak boleh meminda markah penilaian prestasi yang telah diberikan oleh PPP kepada PYD.

-kekal-

Adakah PYD boleh membuat pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP?

Tidak. PYD tidak boleh membuat apa-apa pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP. Oleh itu, PYD hendaklah memastikan maklumat adalah betul sebelum menghantarnya kepada PPP. Ini kerana proses LNPT adalah proses sehala.

Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

Urusetia PPSM (atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM)) menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

Kemudian, sama ada PYD atau urusetia PPSM boleh memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian kepada PYD tersebut dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

1. PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

2. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

3. Urusetia PPSM menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

4. Seterusnya, PYD memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

Adakah sub modul ini mengambilkira PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja contohnya seperti Personal Asistant (PA)?

Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja.

Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja. PPP perlu akses sebagai PPK dan menggunakan kemudahan salin markah PPP, seterusnya hantar ke urusetia PPSM untuk melengkapkan proses LNPT.

Adakah ulasan yang diberikan oleh PPP dan PPK kepada PYD wajib diisi?

Bagi PYD yang mendapat markah 90% dan ke atas, PPP dan PPK wajib mengisi ulasan prestasi. Bagi markah 90% ke bawah, ulasan prestasi yang diberikan oleh PPP dan PPK adalah optional.

-kekal-

Bagaimanakah status LNPT bagi PYD yang telah mengemukakan LNPT kepada PPP tetapi PPP telah putus sandang kerana bertukar keluar?

Bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang menggunakan HRMIS, penetapan PPP tidak perlu dipinda sekiranya PPP masih menilai PYD di bawah seliaannya kerana Submodul LNPT akan mengikut CO berdasarkan COID/No.K/ad Pengenalan (boleh cross-agency). Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh didapati di dalam Portal HRMIS) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh dicetak melalui data sejarah LNPT) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

Sebagai Urusetia PPSM kenapa saya tidak menerima mesej pemberitahuan berkenaan status penghantaran LNPT CO kepada Urusetia?

Ini kerana nama Urusetia berkenaan tidak termasuk di dalam Kumpulan Aliran Kerja Urusetia menyebabkan beliau tidak menerima pemberitahuan melalui inbox. Nota mengenai ini boleh didapati di Portal HRMIS Modul Pengurusan Prestasi bertajuk - Selenggara Aliran Kerja seksyen selenggara kumpulan.

-minta dikeluarkan-

Sekiranya pentadbir data sejarah LNPT telah mengemaskini markah atau pembetulan markah kriteria pada data sejarah,kemudian didapati markah purata tidak betul, apa yang perlu dilakukan?

Pada menu data sejarah untuk membolehkan markah purata dikira semula , ikuti langkah-langkah berikut:

Pada paparan Jumlah Markah Keseluruhan, masukkan nilai 0 pada ruangan Markah Purata (%) (Untuk diisi oleh urusetia PPSM).

Klik butang SIMPAN untuk mengesahkan semula markah keseluruhan, markah purata akan dikira semula.

-minta dikeluarkan-

Bagi LNPT yang perlu dinilai oleh satu PPP/ PPK sahaja, contohnya Pembantu Khas kepada ketua jabatan, bagaimana cara pembahagian markah bagi CO terbabit.

Untuk kes PYD yang mempunyai seorang pegawai penilai, urus setia perlu menetapkan PPP dan PPK kepada orang yang sama di menu selenggara penetapan pegawai penilai. Pemberian markah hendaklah sama di menu PPP dan PPK.

-kekal-

PYD telah hantar LNPT kepada PPP A, kemudian telah ditukarkan kepada PPP B, walaubagaimanapun PPP B dan A tidak menerima LNPT PYD. Adakah setelah kemukakan LNPT tidak boleh menukar PPP atau PPK. Perkara ini banyak berlaku kerana menukar pegawai penilai disaat akhir sama ada telah hantar LNPT dan PPP telah menilai.

Boleh. Tetapi setelah PYD hantar ke PPP A dan PPP A terima LNPT PYD, PPP A perlulah forward/ dimajukan tindakan tersebut melalui peti pesanan untuk tindakan PPP B (atau sesiapa yang berkenaan) seterusnya.

Jika PPP A tidak menerima LNPT PYD, ini kemungkinan PPP telah bertukar/bersara/meninggal dunia , sistem tidak dapat mencari CO tersebut kerana PPP telah diputuskan sandang di HRMIS. Sebarang masalah lanjut mohon hubungi HRMIS Helpdesk untuk tindakan selanjutnya.

-minta dikeluarkan-

Sekiranya PPP sudah menghantar LNPT PYD kepada PPK, adakah cara-cara untuk membolehkan PPP menukar semula markah tersebut?

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat urus setia atau panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk permohonan membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

Bagaimana sekiranya PPP tersilap memberi markah kepada PYD?

Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna (PPP) tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK.

Sekiranya PPP ingin membuat sebarang perubahan pada markah yang telah diberikan kepada PYD;

i. PPP boleh memaklumkan markah tersebut kepada Urusetia PPSM.

ii. PPP maklumkan kepada PPK tidak membuat penilaian ke atas PYD terlebih dahulu.

iii. Urusetia PPSM perlu membuat perubahan markah pada menu Data Sejarah (walaubagaimana pun, perkara ini adalah tidak digalakkan). Seterusnya, jika markah purata di dapati tidak betul (pada menu Data Sejarah), ikuti langkah berikut :

a. Pada paparan Jumlah Markah Keseluruhan, masukkan nilai 0 pada ruangan Markah Purata (%) (Untuk diisi oleh urusetia PPSM).

b. Klik butang SIMPAN untuk mengesahkan semula markah keseluruhan, markah purata akan dikira semula.

iv. Urusetia maklumkan pengemaskinian telah dibuat kepada PPP, kemudian PPP maklumkan kepada PPK untuk membuat penilaian ke atas PYD.

-minta dikeluarkan-

PYD telah menghantar LNPT kepada PPP, tetapi PPP tidak mendapat maklumat tersebut. Apakah yang perlu dilakukan?

Untuk tindakan pertama, perlu dipastikan bahawa pada Bahagian II LNPT PYD (pada tab kegiatan dan sumbangan), PYD telah membuat pengesahan dengan menanda pada kotak checkbox dan butang HANTAR tidak lagi terpapar pada paparan tersebut.

Sekiranya perkara di atas telah disemak - PYD telah menanda checkbox dan butang HANTAR tidak lagi terpapar, mohon dilogkan aduan ke HRMIS Helpdesk dengan menyertakan maklumat IC PYD dan IC PPK.

-minta dikeluarkan-

PPP/ PPK hendak menilai PYD, markah telah diisi tetapi butang SIMPAN untuk menyimpan markah tersebut tiada. Apakan tindakan yang perlu dilakukan?

Untuk tindakan pertama, perlu buat semakan pada resolution PC user. Ikuti langkah berikut:

Pada desktop PC user > right klik > Properties > Settings > Screen Resolution > boleh diubah kepada resolution yang lebih besar > klik Apply > OK.

-minta dikeluarkan-

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS.

Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

-kekal-

Pada SKT CO memaparkan pemberitahuan ‘Data tidak lengkap, CO ini tiada pegawai penyelia’.

Apa yang perlu dilakukan?

Ini bermaksud, tiada penetapan pegawai penilai pertama pada PYD tersebut. Oleh itu, urusetia PPSM atau pentadbir hendaklah menetapkan pegawai penilai pertama PYD tersebut di menu penetapan pegawai penilai.

Selain itu juga, hendaklah dipastikan rekod sandangan pegawai penilai tersebut adalah lengkap dan status jawatan sebenar PPP adalah aktif (bukan berstatus mansuh atau jumud).

-kekal-

Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

Contoh1:

PYD =A

PPP= B

PPK= B

ATAU

Contoh 2:

PYD =A

PPP= B

PPK= Dibiarkan kosong (Tidak ditetapkan)

Mana satu penetapan yang betul.

Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK. Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang pegawai penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya melengkapkan aliran kerja dan sempurna sampai kepada Urusetia. Maka, contoh 1 adalah penetapan yang betul.

-kekal-

Adakah markah yang diberikan oleh PPK boleh dipinda selepas menghantar kepada urusetia?

Tidak. Markah yang diberikan oleh PPK tidak boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia. Pindaan markah hanya boleh dibuat selepas mesyuarat PPSM bersidang dengan pindaan pada menu Pengesahan Markah Penilaian Prestasi. Nota mengenai ini boleh didapati di Portal HRMIS bertajuk 'Menu Urusetia'.

Bagaimana ingin mengisi maklumat tarikh latihan yang telah dihadiri pada Bahagian II LNPT sekiranya di jabatan/kementerian mempunyai perancangan seperti latihan atau sesi pembelajaran selama 6 jam = 1 hari?

Pada Bahagian II LNPT maklumat kursus yang telah dihadiri, tarikh tersebut adalah merujuk kepada tarikh sebenar kursus atau latihan yang diadakan tanpa mengambilkira perancangan seperti yang dinyatakan.

Oleh itu, dicadangkan bilangan jam untuk setiap kursus tersebut ditulis bersebelahan pada tajuk kursus. Contohnya: Kursus Penulisan (3 jam).

-kekal-

Saya telah cuba membuat LNPT melalui aplikasi LNPT Online (http://www.eghrmis.gov.my/lnptonline/), walau bagaimana pun, didapati bahawa capaian tersebut telah ditutup. Apakah yang perlu saya dilakukan?

Pengguna kini boleh menggunakan capaian terus ke aplikasi HRMIS versi Internet di Portal HRMIS (http://www.eghrmis.gov.my) atau melalui url internet HRMIS iaitu https://internet.eghrmis.gov.my.

-minta dikeluarkan-

Urusetia PPSM di agensi saya telah mendapat rekod pemberitahuan LNPT PYD daripada agensi lain, apa yang perlu dilakukan?

Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar ke agensi Tuan/Puan. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi Tuan/Puan.

Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar masuk ke agensi baru. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi kerana tiada sebarang tindakan diperlukan.

Bagaimanakah laporan yang akan keluar dalam Kembaran B sekiranya PPK hantar penilaian PYD dan rekod aliran kerja dihantar ke urusetia PPSM agensi yang terkini di mana PPK disandangkan.

Nama PYD tetap akan ada di laporan Kembaran B kerana rekod unit organisasi PYD yang disimpan dalam LNPT adalah rekod unit organisasi di mana PYD dinilai, bukan rekod unit organisasi PPK tersebut. Hanya aliran kerja sahaja mengambil kira unit organisasi semasa PPK.

-minta dikeluarkan-

Di agensi saya terdapat seorang pegawai yang telah terhantar LNPT kepada PPP sedangkan beliau masih hendak menambah maklumat kursus.

Seperti mana sedia maklum, proses LNPT adalah sehala. Apabila PYD telah terhantar Bahagian II yang tidak lengkap kepada PPP. PYD dan Urusetia PPSM Agensi boleh mengambil tindakan berikut :

i. PYD perlu maklumkan kepada PPP supaya menangguhkan penilaian prestasinya.

ii. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah.

iii. Urusetia PPSM atau yang mempunyai peranan Historical Data Administrator (PM) menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT

iv. PYD atau urusetia PPSM maklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian prestasi PYD dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah di atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

-minta dikeluarkan-

Bagaimana menyelesaikan masalah di mana bagi penilaian LNPT, PPP dan PPK telah bersara sebelum sempat menilai PYD. Jika telah putus sandang penilaian LNPT tidak dapat dibuat.

Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

Pilihan 2: Proses LNPT PYD tersebut dibuat secara manual dan urusetia PPSM/pentadbir data sejarah LNPT bertanggungjawab untuk merekodkan maklumat LNPT PYD tersebut melalui Data Sejarah LNPT (jika PYD belum wujudkan SKT, PYD perlu mewujud/mengisi SKT terlebih dahulu).

Nota:
Jika maklumat PPP/PPK di selenggara penetapan pegawai penilai telah dikemaskini dengan rekod penilai yang baru, maka maklumat PPP/PPK di data sejarah LNPT akan papar maklumat PPP/PPK yang terkini. Oleh itu, pihak agensi perlu maklumkan kepada HRMIS Helpdesk (log helpdesk) untuk mengemaskini maklumat PPP/PPK yang telah bersara tersebut di data sejarah.

Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

Pilihan 1: Dibuat melalui proses (dari PYD->PPP->PPK->Urusetia PPSM) dengan menyandangkan sementara PPP/PPK yang telah bersara di mana-mana jawatan kosong dalam agensi. Setelah proses menilai selesai, PPP/PPK tersebut hendaklah diputuskan semula sandangannya. Sekiranya maklumat gred/jawatan penilai tidak sama sebelum gred/jawatan bersara, mohon dimaklumkan kepada Helpdesk HRMIS JPA untuk pengemaskinian.

Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

Pop up mesej yang mengatakan pegawai gred 17 telah mengisi borang LNPT Kumpulan Sokongan 1. Pohon khidmat nasihat mengenai perkara ini. Adakah " Kumpulan Sokongan 1" tersebut merujuk kepada Kumpulan Pelaksana?

PYD telah mengisi borang kumpulan Sokongan 1 (gred 17-40) .Sekiranya betul dan tiada masalah, tindakan seterusnya klik OK dan Berjaya dihantar. Sekiranya berlaku kesilapan, Sila semak maklumat profil perkhidmatan dan sandangan.

-kekal-

Tidak lengkap isi maklumat sumbangan

Permohonan boleh dipanjangkan kepada urus setia PPSM/pentadbir LNPT di agensi dan bergantung kepada budi bicara urus setia untuk mengemaskini melalui data sejarah LNPT.

LNPT Khas

Belum dilaksanakan.

Modul LNPK sebenarnya belum diperluaskan penggunaannya kepada agensi. Memandangkan modul ini merupakan modul asal yang dibangunkan pada awal tahun 2009 merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 dan belum di convert ke HRMIS 2.0 maka sudah tentu proses dan kaedah banyak berubah.

Oleh itu pasukan pembangunan sistem dan Pemilik Proses (PO) masih meneliti modul ini dan amat yakin bahawa akan ada pembaikan perlu di lakukan terlebih dahulu sebelum diperluaskan penggunaannya, untuk memberi keselesaan kepada pengguna.

Pegawai Penilai ingin ubah markah

Sebarang penilaian yang telah dilakukan oleh penilai adalah sehala dan perubahan markah yang melibatkan termasuk penilaian semula dikhuatiri menimbulkan isu sama ada dari PYD atau pihak-pihak lain.Bagi kes yang melibatkan penilaian semula ini, pihak puan perlu merujuk kepada urusetia PPSM agensi terlebih dahulu.

Mohon keputusan dan persetujuan daripada pihak urusetia PPSM agensi/Pengarah Sumber Manusia.

Seterusnya minta diemelkan ke HRMIS helpdesk JPA (di emel oleh urusetia PPSM/ Pengarah Sumber Manusia dengan maklumat NAMA URUSETIA PPSM, GELARAN, UNIT/ CAWANGAN/BAHAGIAN serta justifikasi / keputusan/persetujuan) dengan rujukan no log untuk direkodkan perkara tersebut.

-kekal-

Adakah PYD boleh menyediakan LNPT untuk tahun hadapan?

Tidak, mewujudkan rekod LNPT tahun hadapan tidak dibenarkan kerana melebihi tahun semasa.

-baru-

Dasar berkenaan LNPT

Mengapa maklumat latihan di LNPT dijadikan perkara mandatori (wajib diisi sekurang-kurangnya satu hari kursus)?

Maklumat latihan di LNPT (Bahagian II) adalah perkara mandatori kerana ianya mengambil kira Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

-kekal-

Berapakah peratus markah penilaian prestasi bagi PYD untuk mendapatkan pergerakan gaji tahunan (biasa)?

Merujuk kepada sumber – Bahagian Perkhidmatan JPA, peratus markah penilaian prestasi untuk pergerakan gaji tahunan adalah sebanyak 50%.

-minta dikeluarkan-

Adakah PPP atau PPK boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan?

Dalam sub modul LNPT ini, PPP dan PPK tidak boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan. PPP dan PPK hendaklah memilih markah daripada drop-down list yang disediakan.

-kekal-

Bolehkah PYD memilih agensi mana untuk dinilai prestasi tahunannya kerana bertukar pada bulan Jun?

Ya, PYD boleh memilih agensi yang dikehendaki untuk menilai prestasi tahunannya. Secara dasarnya, penilaian hendaklah dinilai di agensi yang terkini.

-kekal-

Bagi CO yang memperolehi markah 90% ke atas, apakah terdapat Borang Aktiviti Penghasilan Nilai yang perlu diisi oleh PYD di dalam aplikasi.

Tiada. Merujuk kepada SPP Bilangan 2 Tahun 2009, PPP dan PPK hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas.

-kekal-

Sekiranya LNPT PYD telah dihantar ke PPK melalui PPP, PPP kemudiannya diarahkan oleh PPK untuk mengubah semula markah yang diberi kepada PYD, adakah terdapat fungsi atau tatacara tersebut.

Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat urus setia atau panel. PPP boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

-minta dikeluarkan, sama seperti di atas-

Sekiranya PPK ingin bersara pada bulan Oktober bagi tahun tertentu, adakah PYD di bawahnya perlu menghantar LNPT?

Ya. Pekeliling perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, para 10(v) adalah dirujuk, iaitu “Ketua Jabatan hendaklah: mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dengan serta merta bagi Pegawai Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka tidak kurang 6 bulan”.

-kekal-

Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam berkenaan Penjelasan Pemberian Markah Penilaian Prestasi 90% dan ke atas, di paparan manakah perlu diberikan penjelaskan tersebut?

Sekiranya PPP/PPK memberikan PYD markah 90% dan ke atas, penjelasan tersebut boleh diisi pada ruangan ulasan prestasi oleh PPP dan PPK. Ruangan tersebut adalah mandatori sekiranya PPP/PPK telah memberikan markah 90% dan ke atas kepada PYD.

-kekal-

Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS. Jika dibuat secara separuh sistem/separuh manual, kemudian, urusetia boleh memasukkan maklumat tersebut melalui data sejarah tetapi maklumat PPP atau PPK (bahagian 8 dan bahagian 9) tersebut juga tiada maklumat.

-kekal-

Berapa kali dalam setahun Mesyuarat PPSM bersidang di JPA? Apakah yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut selain APC, LNPT, Pergerakan gaji ?

PP bil 4/2002 tidak menetapkan berapa kali PPSM perlu bersidang setahun. Ia boleh dibuat tanpa had. Bidang tugas PPSM boleh dirujuk dalam PP bil 4/2002.

-kekal-

Mengapa PYD tidak boleh melihat markah LNPT yang diberi oleh PPK? Adakah ia berkaitan dengan dasar? Jika dasar, apakah pekeliling atau statement yang menyatakan maksud tersebut.

Tidak terdapat dasar khusus berhubung dengan kenapa PYD tidak dapat melihat markah yang diberikan oleh PPK. Secara amalannya, PYD mempunyai hubungan kerja secara langsung dengan PPP, sehubungan dengan itu, PPP lebih mengetahui prestasi PYD dan atas urusan itu, hanya markah PPP yang boleh dipaparkan sekiranya dibenarkan oleh PPP.

-kekal-

Sekiranya PPP atau PPK keluar ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, bagaimana hendak membuat penilaian LNPTnya?

Bagi pegawai yang ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, LNPT bagi PYD perlu disediakan sebelum pegawai meninggalkan jawatannya untuk belajar sekiranya tempoh penyeliaannya terhadap PYD tidak kurang 6 bulan. Oleh yang demikian perkara 10(v) (Lampiran A) PP 4/2002 adalah terpakai.

-kekal-

Ingin mendapatkan penjelasan dan nasihat berhubung dengan kaedah pemarkahan LNPT oleh PPK di mana PPK akan bersara tidak lama lagi.

Berdasarkan kepada pekeliling perkhidmatan bilangan 4 tahun 2002, boleh dirujuk kepada Lampiran A perkara 10(v) yang menyatakan bahawa 'tanggungjawab ketua jabatan hendaklah mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan LNPT dengan serta merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan'.

Oleh itu, dalam situasi HRMIS ini, dimohon semua PYD (yang layak) di bawah seliaan PPK tersebut untuk menghantar LNPT kepada PPP, seterusnya penilaian hendaklah diberikan oleh PPP dan kemudian hantar kepada PPK sebelum beliau bersara.

-kekal-

Pegawai Penilai bagi PYD adalah Pengerusi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (contoh) yang tiada sandangan dalam HRMIS. Bagaimana Pengerusi SPA tersebut ingin menilai PYD?

Pelaksanaan Submodul Pengurusan Prestasi bagi pegawai lantikan kontrak (termasuk pengerusi/ahli suruhanjaya) adalah tertakluk kepada kontrak bertulis semasa pelantikan pegawai tersebut. Sekiranya di dalam kontrak tersebut tercatat bahawa pelantikan kontrak tersebut adalah tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Peraturan-Peraturan Kewangan, Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan dan Undang-Undang yang dikuatkuasa dari semasa ke semasa, maka dengan itu, pegawai tersebut perlu melaksanakan submodul tersebut berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2008.

Oleh itu, mohon kerjasama agensi untuk menyemak semula kandungan kontrak bagi pegawai tersebut bagi tujuan ini. Sekiranya perkara tersebut tidak dinyatakan dalam kontrak, pegawai yang diselia perlu dinilai oleh penjawat awam yang terdekat dalam urusan/tugasan kerja beliau.

-kekal-

Isu mengenai LNPT pegawai yang akan berpencen. Situasi di mana pegawai akan berpencen dalam masa terdekat (tahun semasa) dan beliau akan membuat penilaian ke atas semua pegawai yang diselia sebelum berpencen.

Tetapi, bagaimana dengan status LNPT beliau sendiri sama ada perlu membuat LNPT 2016 ataupun tidak perlu, kerana LNPT tahun 2016 akan melibatkan pergerakan gaji untuk tahun hadapan dan beliau telahpun berpencen.

Sebaiknya pegawai mengisi LNPT kerana telah berkhidmat melebihi 6 bulan dalam tahun penilaian sebagaimana peraturan semasa menetapkan. Ini akan menjadi rekod prestasi perkhidmatan terakhir pegawai.

-kekal-

Ada sesetengah pegawai di kementerian yang memberikan markah bukan dalam bentuk nombor bulat contohnya seperti 8.5, 9.5 dan sebagainya (borang manual). Bagaimana untuk mengatasi masalah ini apabila kemaskini markah tersebut di dalam HRMIS?

Secara dasarnya markah perpuluhan tidak boleh diberikan dalam penilaian prestasi ke atas PYD. Untuk pengemaskinian maklumat di data sejarah dengan merujuk kepada borang LNPT manual, puan hendaklah membundarkan markah pada setiap kriteria tersebut dan pada ruangan markah purata PPSM perlu diubah mengikut markah purata yang terdapat di dalam borang LNPT manual kemudian klik Simpan

-minta dikeluarkan-

Pentadbiran Sistem berkenaan SKT LNPT

Sekiranya saya sebagai Pentadbir Sistem di agensi, di mana saya boleh mengetahui fungsi bagi setiap peranan yang terdapat dalam sistem?

Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Urusetia Sektor Pembangunan dan Perhubungan Pelanggan . Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di url http://www.eghrmis.gov.my.

Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Cawangan Pengurusan Pelaksanaan dan Kandungan. Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di url http://www.eghrmis.gov.my.

Apakah nama peranan yang boleh menetapkan siapa PPP dan PPK bagi setiap pemilik kompetensi?

Peranan sebagai Performance Management Administrator yang boleh memasukkan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi ke dalam sistem setelah mendapat maklumat daripada unit/sektor/cawangan (BU) Pemilik Kompetensi berkenaan

-kekal-

Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

-kekal-

Masalah kemaskini maklumat LNPT CO di data sejarah LNPT.

Selepas klik teruskan, keluar ralat

“Maklumat Kumpulan Perkhidmatan tidak ditemui

“

Mohon dibuat semakan pada gred gaji di selenggara profil perkhidmatan. Tahun yang ingin disemak di data sejarah LNPT perlulah berada dalam lingkungan tahun kuatkuasa gred gaji (di selenggara profil perkhidmatan) tersebut.

Contoh:
Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhdmatan - xx/xx/2011 - xx/xx/9999
Hasil: Ralat

Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhidmatan - xx/xx/2001 - xx/xx/2008
-xx/xx/2008 - xx/xx/9999
Hasil: Sistem akan papar borang LNPT

-kekal-

Semasa penyelenggaraan LNPT PYD di data sejarah LNPT, terdapat masalah pada Bahagian I – Maklumat Pegawai “ Tiada rekod pemilik kompetensi pada tahun xxxx”. Apa yang perlu disemak ?

Semakan perlu dibuat pada selenggara sandangan CO.

-kekal-

Data Sejarah LNPT memaparkan mesej ‘CO berkenaan tidak pernah berkhidmat di agensi xxxx’. Apakah yang dimaksudkan dengan mesej ini?

Ini bermaksud kemasukan dan semakan data sejarah LNPT hanya dibenarkan untuk LNPT PYD yang pernah dan sedang menjawat jawatan di agensi Pentadbir Data Sejarah LNPT sahaja.

-kekal-

Soalan tambahan

Pengemaskinian SKT boleh dibuat sepanjang tahun penilaian. Tidak perlu tunggu pada hujung tahun untuk pengisian SKT.

-kekal-

Dicadangkan supaya PYD klik butang 'Simpan' selepas setiap penambahan atau pindaan aktiviti/ keterangan/ projek semasa mengisi SKT.

-minta dikeluarkan-

Untuk menghapuskan SKT, dicadang menghapuskan KPI bagi aktiviti SKT yang berkenaan terlebih dahulu sebelum menghapuskan aktiviti SKT tersebut.

-minta dikeluarkan-

Sebelum menghantar SKT kepada pegawai penilai, PYD dinasihatkan untuk menyimpan SKT terlebih dahulu melalui fungsi 'Paparan Format Keseluruhan' dengan export kepada format PDF.

-kekal-