FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes
|
Soalan |
Jawapan |
|
|
1 |
Siapakah yang boleh mengisi maklumat Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan bagaimana dengan Pegawai kontrak?
|
Semua Penjawat Awam atau Pemilik Kompetensi (Competency Owner atau CO) yang dikenali sebagai Pegawai Yang Dinilai (PYD) boleh mengisi maklumat SKT. Pegawai kontrak yang termasuk/di ambilkira di dalam Waran Perjawatan boleh mengisi maklumat SKT. |
|
2 |
Apakah pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT? |
Pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT yang berkuatkuasa adalah Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2002 (Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan) dan telah dibuat pindaan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2009 (Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 (Borang Laporan Penilaian Prestasi Khas Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam).
|
|
3 |
Bolehkah saya menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem tanpa menghantar kepada PPP saya?
|
Pemilik Kompetensi boleh menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem sebelum dihantar kepada PPP supaya ia boleh dikemaskini sekiranya berlaku pindaan atau tambahan maklumat. |
|
4 |
Sekiranya saya cuti belajar, adakah saya perlu memasukkan maklumat SKT ke dalam sistem ini? |
Maklumat SKT tidak perlu dimasukkan ke dalam sistem bagi Pemilik Kompetensi yang cuti belajar. Walaubagaimana pun, markah penilaian prestasi bagi Pemilik Kompetensi yang sedang cuti belajar perlu dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Penilaian Prestasi Bagi Tempoh Berkursus yang disenggara oleh Urusetia PPSM setelah mendapat maklumbalas melalui Borang PSD / secara manual dari Pensyarah IPTA berkenaan. Maklumat rekod pengajian perlu dikemaskini terlebih dahulu oleh pentadbir melalui Data Sejarah Pembangunan > Program Pengajian. Modul Pembangunan > Submodul Pengajian adalah berkaitan.
|
|
5 |
Saya baru bertukar jabatan, bolehkah saya terus menggunakan HRMIS untuk memasukkan SKT?
|
Sandangan perlu dilakukan ke Unit Organisasi atau Business Unit (BU) di jabatan yang baru terlebih dahulu sebelum diberi peranan dan capaian ke sistem HRMIS dan seterusnya perlu mendapatkan maklumat SKT di Unit Organisasi yang baru tersebut sebelum boleh memasukkan SKT.
|
|
6 |
Apakah maklumat yang wajib dilengkapkan untuk saya menggunakan sub modul SKT dan LNPT ini?
|
Maklumat Profil Perkhidmatan iaitu Skim Perkhidmatan, Gred Jawatan, Gred Gaji perlu dikemaskini ke dalam sistem HRMIS sebelum menggunakan submodul SKT dan LNPT supaya Pemilik Kompetensi atau Pegawai Yang Dinilai akan mendapat paparan borang Penilaian Prestasi mengikut kumpulan yang betul/sepatutnya. |
|
7 |
Bolehkah saya menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaan saya untuk dimasukkan dalam SKT saya?
|
Pemilik Kompetensi yang diberi peranan sebagai Pegawai Penilai Pertama (PPP) mempunyai kemudahan untuk menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaannya. SKT daripada PYD tersebut perlulah disahkan terlebih dahulu. |
|
8 |
Di manakah saya boleh mengesahkan aktiviti/projek SKT PYD saya?
|
Pengesahan aktiviti/projek SKT PYD di bawah seliaan PPP boleh disahkan melalui dua (2) cara, iaitu:
|
|
9 |
Apa yang perlu saya lakukan jika dalam peti pesanan saya atau melalui modul SKT saya terdapat maklumat pemberitahuan untuk mengesahkan aktiviti/projek PYD yang bukan di bawah seliaan saya?
|
Pegawai boleh mendapatkan maklumat PPP sebenar PYD tersebut daripada Urusetia PPSM atau Pentadbir LNPT. Seterusnya, majukan (forward) maklumat tersebut (di dalam peti pesanan) kepada PPP yang sebenar. |
|
10 |
Saya sebagai urusetia, bolehkah saya mendapatkan maklumat bagi pegawai yang sudah memasukkan SKT dan pegawai yang belum memasukkan SKT mereka?
|
Urusetia boleh mengeluarkan laporan berbentuk senarai bagi Pemilik Kompetensi yang sudah atau belum memasukkan SKT melalui 'Laporan Senarai CO Yang Memasukkan SKT Melalui Aplikasi HRMIS'. |
|
11 |
Adakah SKT yang dicadangkan gugur oleh PYD boleh di hapuskan? |
SKT yang dicadang untuk digugurkan jika klik butang SIMPAN akan mempunyai status 'Cadangan Digugurkan' dan kotak untuk 'check box' akan di ‘dim' kan. Ini bermakna SKT yang telah dicadang untuk digugurkan tidak boleh dihapuskan di peringkat PYD.
|
|
12 |
Bolehkah SKT yang telah diluluskan oleh PPP dikemaskini oleh PYD? |
Ya, SKT yang telah disahkan(Status dari 'Memerlukan Pengesahan' -> 'Disahkan') masih boleh dikemaskini oleh PYD. Ini kerana proses SKT merupakan proses dua hala sepanjang tahun penilaian. Status SKT 'Disahkan' akan menjadi 'Draf' semula dan PYD perlu klik butang HANTAR kepada PPP semula bagi membolehkan PPP mengesahkan semula SKT tersebut.
|
|
13 |
Berapa banyak aktiviti/program yang boleh dimasukkan ke dalam sistem SKT? |
Bilangan aktiviti/ program yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tidak terhad. |
|
14 |
Bagaimana untuk membuat perubahan pada aktiviti SKT yang telah disahkan oleh Pegawai Penilai?
|
Pengguna boleh terus membuat pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang SIMPAN. Aktiviti SKT tersebut akan berubah status kepada status ‘Draf’ dan aktiviti tersebut perlu dihantar kepada Pegawai Penilai semula untuk disahkan.
|
|
15 |
Bagaimana untuk menghapuskan aktiviti SKT yang telah disahkan? |
Aktiviti yang telah disahkan bermaksud telah mendapat maklum atau pengesahan daripada Pegawai Penilai. Hanya aktiviti SKT yang berstatus ‘Draf’ sahaja yang boleh dihapuskan. Untuk menukar status aktiviti daripada ‘Disahkan’ kepada ‘Draf’, pengguna perlu membuat sedikit pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang SIMPAN. Selepas aktiviti SKT berubah ke status ‘Draf’, PYD boleh klik pada ‘checkbox’ aktiviti SKT dan klik butang HAPUS.
|
|
16 |
Pada paparan Sasaran Kerja Tahunan, apabila klik HANTAR, dipaparkan mesej ‘Tiada Perancangan Baru’.
Apakah maksud ini?
|
Tiada apa-apa perubahan atau penambahan kepada aktiviti SKT sedia ada. |
|
17 |
PYD saya tidak mengisi maklumat SKT, bolehkah saya membuat penilaian LNPT beliau?
|
PPP tidak dapat membuat penilaian kerana proses hantar LNPT ke PPP tidak dibenarkan jika terdapat status SKT PYD tidak diisi atau tidak lengkap atau tidak mengisi Pencapaian Akhir Tahun dan tidak Disahkan. |
|
18 |
Adakah SKT semua PYD akan disenaraikan dalam skrin Pengesahan Pegawai Yang Dinilai walaupun PYD tersebut belum mencipta SKT baru / belum menghantar SKT kepada Pegawai Penilai Pertama untuk pengesahan? |
Pada menu pengesahan, paparan Pegawai Penilai Pertama akan menyenaraikan Senarai Pegawai Yang Diselia di bawah PPP dan sentiasa terdapat hyperlink pada setiap nama PYD tersebut bertujuan supaya PPP dapat melihat dan memantau SKT PYD dari semasa ke semasa.
Sekiranya PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik TERUSKAN, sistem memaparkan mesej 'SKT untuk tahun prestasi 2016 tidak wujud', ini bermaksud PYD tersebut belum membuat atau memasukkan aktiviti SKT beliau pada tahun tersebut.
Jika PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik TERUSKAN, sistem memaparkan senarai SKT PYD, ini bermaksud PYD telah memasukkan SKT beliau.
Walaubagaimana pun, STATUS pada aktiviti SKT perlulah diberi perhatian kerana membawa maksud seperti berikut:
Sebagai tambahan, pada paparan senarai pegawai yang diselia terdapat lajur STATUS sebagai indicator kepada PPP untuk mengambil tindakan.
|
|
19 |
Bolehkan saya mengesahkan SKT 2016 pegawai seliaan saya pada tahun berikutnya contoh 2017.
|
Boleh, PPP hanya perlu tukar default Tahun semasa (iaitu 2017) kepada tahun 2016 dan klik butang Teruskan untuk sistem memaparkan senarai aktiviti SKT PYD pada tahun 2016. |