Pengurusan Cuti

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Bagaimana cuti luput di kira di dalam HRMIS?

Pengiraan cuti luput dalam HRMIS adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 di mana cuti tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga sekiranya tidak diambil. Walau apa pun kaedah pengumpulan yang terpakai kepada seseorang pegawai itu, jumlah hari cuti rehat yang boleh dikumpul bagi GCR ialah sebanyak 15 hari atau setengah daripada kadar cuti rehat yang layak bagi tahun tersebut, mengikut mana yang kurang.

2

Isteri saya baru bersalin. Bagaimana saya ingin memohon Cuti Isteri Bersalin melalui HRMIS?

Permohonan Cuti Isteri Bersalin boleh dilaksanakan melalui HRMIS dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Permohonan Cuti >> Pemohon Cuti
2. Pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Tidak Berekod dan Jenis Cuti sebagai Cuti Isteri Bersalin
3. Klik butang TERUSKAN
4. Masukkan semua maklumat yang bertanda * iaitu Tarikh Mula Cuti, Tarikh Akhir Cuti, Tarikh Isteri Bersalin, Waktu Isteri Bersalin, Waktu Pejabat (Mula) dan Waktu Pejabat (Akhir)
5. Muat naik dokumen sokongan dengan klik butang TAMBAH di ruang SENARAI DOKUMEN SOKONGAN
6. Lengkapkan maklumat Dokumen Sokongan yang diperlukan di skrin MUAT NAIK FAIL dan klik butang MUAT NAIK
7. Klik butang HANTAR
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

3

Saya telah memohon cuti, tetapi Penyokong tidak mendapat permohonan cuti saya di peti pesanan beliau. Bagaimana kaedah untuk saya menyelesaikan masalah ini?

Penyokong tidak menerima permohonan cuti di peti pesanan beliau disebabkan banyak faktor termasuk masalah capaian ke HRMIS. Bagi menyelesaikan masalah ini, Pemohon perlu merujuk perkara ini kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Kemaskini Transaksi Aliran Kerja bagi kod Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan).

4

Penyokong dan Pelulus Cuti saya telah bertukar. Bagaimana saya ingin menukarkan di dalam HRMIS?

Maklumat Penyokong dan Pelulus Cuti boleh ditukar melalui kaedah berikut:

1. Merujuk kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Selenggara Aliran Kerja yang berkenaan untuk semua jenis cuti.

2. Melalui kaedah user-selection untuk Cuti Rehat sahaja di mana pemohon perlu klik hyperlink Penyokong Cuti/Pelulus Cuti dan memilih Penyokong Cuti/Pelulus Cuti yang sepatutnya dengan memilih Melalui Paparan Hierarki atau Melalui Senarai. Walau bagaimanapun, kaedah ini hanya penyelesaian sementara kerana sekiranya Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan) dan LV-002 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Kelulusan) tidak di selenggara, Nama Penyokong dan Pelulus lama masih akan terpapar bagi permohonan cuti yang baharu ingin dipohon.

5

Bagaimanakah kaedah untuk merekodkan cuti-cuti bagi tahun sebelum di dalam HRMIS?

Untuk tujuan merekodkan maklumat sejarah cuti, Pentadbir Cuti Agensi perlu mewujudkan Kelayakan Cuti bagi tahun yang berkenaan terlebih dahulu dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem >> Data Sejarah >> Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran >> Pengurusan Cuti >> Maklumat GCR
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik butang TAMBAH
6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

Setelah Kelayakan Cuti bagi Tahun berkenaan berjaya diwujudkan,  rekodkan maklumat Sejarah Cuti melaui langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pegurusan Cuti > Maklumat Sejarah Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Klik butang TERUSKAN
4. Klik butang TAMBAH
5. Pilih Tahun yang berkenaan
6. Masukkan Jenis Cuti, Tarikh Mula Cuti dan Tarikh Akhir Cuti bagi tahun berkenaan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

6

Bolehkah permohonan cuti dibuat melangkau tahun di HRMIS?

Cuti-cuti Lain SELAIN Cuti Rehat BOLEH dimohon melangkau tahun melalui HRMIS dengan syarat kelayakan bagi cuti-cuti berkenaan telah dijana.

7

Sekiranya Kelayakan Cuti saya di HRMIS tidak tepat, apakah yang patut saya lakukan?

Kelayakan Cuti CO di HRMIS menjadi tidak tepat disebabkan oleh Pentadbir Cuti Agensi belum/tidak mengemaskini Kelayakan Cuti CO berkenaan sekiranya CO ada mengambil cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti pada tahun yang berkenaan. Cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti adalah:

1. Apa-apa jenis Cuti Tanpa Gaji
2. Cuti Separuh Gaji
3. Cuti Belajar/Berkursus melebihi 3 bulan
4. Cuti Haji
5. Cuti Tibi/Kusta/Barah

Apabila permohonan cuti-cuti tersebut telah diluluskan, Pentadbir Cuti Agensi perlu mengemaskini maklumat Kelayakan Cuti bagi tahun-tahun yang bekenaan melalui langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Kelayakan Cuti >> Selenggara Kelayakan Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
6. Pilih Sebab-sebab Lain
7. Klik butang TERUSKAN
8. Kemaskini maklumat Kelayakan Tahun Semasa (B) dengan nilai yang tepat
9. Klik butang SIMPAN
10. Klik OK pada mesej yang terpapar

8

Sekiranya maklumat jumlah Cuti Diambil tidak sama dengan jumlah cuti di Status Permohonan Cuti, apakah yang patut saya lakukan?

CO perlu merujuk kepada Pentadbir Cuti Agensi di mana Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Kelayakan Cuti >> Selenggara Kelayakan Cuti
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
6. Pilih Sebab-sebab Lain
7. Klik butang TERUSKAN
8. Klik OK sekiranya mesej ‘Maklumat kelayakan tidak betul. Sekiranya ingin mengemaskini secara auto klik OK atau Cancel secara manual’ terpapar
9. Setelah maklumat Cuti Diambil (D) telah tepat, klik butang SIMPAN
10. Klik OK pada mesej yang terpapar

9

Rekod GCR dan cuti di bawa ke hadapan tidak direkodkan di dalam HRMIS dengan tepat kerana agensi-agensi sebelum ini tidak merekodkannya di dalam HRMIS. Apakah yang perlu saya lakukan?

Untuk tujuan merekodkan maklumat GCR dan cuti di bawa ke hadapan bagi tahun-tahun sebelum, Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

1. Klik Menu Pentadbiran Sistem >> Data Sejarah >> Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran >> Pengurusan Cuti >> Maklumat GCR
2. Laksanakan Carian CO
3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
4. Klik butang TERUSKAN
5. Klik butang TAMBAH
6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
7. Klik butang SIMPAN
8. Klik OK pada mesej yang terpapar

10

Dimana saya perlu selenggara kelayakan cuti-cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas. Apa beza menu di Data Sejarah dan Kelayakan Cuti?

Menu Data Sejarah digunakan untuk memasukkan maklumat transaksi cuti dan maklumat GCR yang TELAH DILULUSKAN sahaja dan telah menjadi maklumat sejarah/telah berlalu.

Berikut adalah jadual perbezaan penyelenggaraan kelayakan cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas (sejarah cuti):

11

Saya telah setkan aliran kerja bagi LV003 dan LV004, tetapi apabila Penyokong telah menyokong cuti sakit, ralat berikut terpapar: “Tiada Penetapan Aliran Kerja LV004”. Mengapa?

Aliran Kerja bagi Cuti Sakit dan Cuti Rehat adalah BERBEZA. Aliran Kerja LV004 perlu disetkan daripada PENYOKONG kepada PELULUS dan BUKAN daripada PEMOHON kepada PELULUS seperti Aliran Kerja LV002.

12

Apakah jenis-jenis Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS?

Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS adalah seperti berikut:

1. Cuti Gantian
2. Cuti Latihan Pasukan Sukarela
3. Cuti Menghadiri Latihan Atau Khemah Tahunan Pertubuhan / Persatuan
4. Cuti Lain-lain Kursus
5. Cuti Menghadiri Latihan Syarikat Kerjasama
6. Cuti Untuk Mengambil Peperiksaan
7. Cuti Untuk Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/ Sukan
8. Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Yang Menderma Organ
9. Cuti Tugas Khas (Perubatan)
10. Cuti Rombongan Kebudayaan
11. Cuti Mesyuarat Mbk/Mbj
12. Cuti Isteri Bersalin
13. Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat
14. CTR Bagi Pegawai Yang Dilantik Sebagai Jurulatih PLKN
15. Cuti Menghadiri Perbicaraan Mahkamah Di Luar Stesen
16. Cuti Tanpa Rekod Perayaan Vaisakhi

13

Saya telah menghantar maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa kepada Penyemak tetapi mendapati terdapat maklumat yang ingin dibetulkan. Apakah yang patut saya lakukan?

CO perlu memaklumkan kepada Penyemak untuk memulangkan semula maklumat tersebut kepada CO dan Penyemak perlu melaksanakan langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa >> Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
4. Pilih 'Untuk Pembetulan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
5. Klik butang HANTAR

CO akan terima makluman untuk pembetulan melalui peti pesanan dan

CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

Namun sekiranya Penyemak telah menyemak maklumat waktu kerja lebih masa CO tersebut dan telah klik butang HANTAR untuk hantar kepada Pengesah, Pengesah perlu melaksanakan langkah berikut:

1. Klik menu Pengurusan Cuti >> Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa >> Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
4. Pilih 'Tidak Disahkan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
5. Klik butang HANTAR

Melalui kaedah ini, CO akan terima makluman tidak disahkan melalui peti pesanan dan CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

14

Bagaimana saya ingin menghapuskan rekod permohonan keluar pejabat?

Permohonan keluar pejabat yang telah dihantar hanya bleh dihapuskan/dibatalkan oleh Pentadbir Cuti Agensi melalui menu Kemaskini Permohonan Keluar Pejabat.