Pengurusan Rekod Peribadi

Soalan

Jawapan

Pindaan Jawapan / Pembetulan (Jika ada)

1

Kenapa saya tidak boleh masukkan maklumat 'Anak kandung'?

Maklumat suami/isteri perlu dimasukkan dan disahkan terlebih dahulu. Selepas disahkan, maklumat 'Anak kandung' bolehlah dimasukkan.

2

Kenapa status perkahwinan saya masih lagi Bujang walaupun telah berkahwin?

Status perkahwinan akan berubah setelah Pemilik Kompetensi mengemaskini maklumat pasangan di TAB KELUARGA.

3

Saya ingin masukkan maklumat Akademik tetapi semasa memilih Institusi, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan Institusi. Apa yang perlu saya lakukan?

Pemilik Kompetensi hendaklah menghantar email kepada pihak helpdesk JPA berserta softcopy sijil akademik yang ada menyatakan nama Institusi berkenaan.

4

Bolehkah anak /bapa angkat menggunakan eGL?

Boleh jika mendapat Pengesahan/kelulusan dari Jabatan Kebajikan Masyarakat. Pegawai perlu memuatnaik salinan softcopy Sijil Pengangkatan yang dikeluarkan oleh pihak JPN semasa menambah maklumat keluarga dalam Modul Rekod Peribadi atau mengemukakan salinan hardcopy Sijil Pengangkatan sekiranya diperlukan oleh pegawai yang mengesahkan maklumat anak angkat tersebut.

5

Apa itu Gemulah?

Seorang yang meninggal semasa dalam perkhidmatan atau pesaraan dinamakan GEMULAH.

6

Masalah berhubung kod tanggungan

Mohon CO atau pengesah rekod peribadi CO kemaskini maklumat kod tanggungan anak tersebut di menu Pengurusan Rekod Peribadi --> Kemaskini Rekod Peribadi --> Keluarga --> Pilih maklumat anak dan kemaskini maklumat kod tanggungan

7

Bagaimana untuk membetulkan  kesilapan maklumat 11 item CO baru diwujudkan.

CO boleh kemaskini kesilapan 11 item JPN tersebut di menu Kemaskini Rekod Peribadi > Data Peribadi (sekiranya ruangan tersebut masih boleh dikemaskini). Sekiranya CO boleh kemaskini maklumat tersebut, bermaksud data CO masih belum disahkan oleh JPN. Sekiranya ruangan untuk 11 item tersebut tidak boleh dikemaskini (data telah disahkan oleh JPN), CO perlu kemukakan salinan No.KP untuk semakan lanjut MO/ semakan semula JPN.

8

Mohon hapus rekod keluarga

Pentadbir rekod peribadi perlu hapuskan  rekod tersebut di menu Pentadbiran Sistem > Penyelenggaraan Rekod >Pengurusan Rekod Peribadi > Hapus Rekod Peribadi >  masukkan No.KP CO > pilih TAB maklumat yang hendak dihapuskan >  Klik pada rekod tersebut > Hapus.

Sekiranya rekod tersebut tidak boleh dihapuskan (telah digunakan dalam modul lain), pohon majukan masalah tersebut kepada pihak Helpdesk JPA berserta No.KP CO dan maklumat keluarga yang hendak dihapuskan.

Kaedah ini terpakai untuk kesemua tab lain dalam Modul Rekod Peribadi.

9

Bagaimana hendak kemaskini status perkahwinan CO:

• Dari berkahwin ke Belum Berkahwin?

• Dari Belum Berkahwin kepada Berkahwin

• Dari Berkahwin kepada Balu/Janda/Duda

Pohon kemukan No.KP CO yang bermasalah kepada Helpdesk JPA. Semakan akan dilakukan bagi memastikan status tersebut adalah sahih sebelum pengemaskinian dilakukan.

Status perkahwinan akan berubah secara auto setelah penambahan maklumat pasangan di Tab Keluarga dan maklumat tersebut disahkan oleh pengesah rekod peribadi tuan.

Pohon CO kemaskini Tarikh Kematian/Perceraian pada maklumat pasangan di Tab Keluarga.

10

Apakah fungsi Semakan Data?

Semakan Data memaparkan status berintegriti/tidak 21 data yang diKPIkan untuk elemen Pemurnian Data (melibatkan Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi) dalam Kamus KPI HRMIS. Paparan tersebut adalah data sehari lewat. Sekiranya data dikemaskini pada hari ini, pohon CO semak keesokan harinya untuk melihat status data tersebut.

11

Saya ingin masukkan maklumat Anugerah tetapi semasa memilih Nama Anugerah, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan. Apa yang perlu saya lakukan?

CO perlu mengemukakan salinan sijil anugerah tersebut untuk ditambah ke dalam HRMIS sekiranya perlu.